Enklare att boka mötestider med FindTime

Postad i: Officepaketet, Outlook den 16 May, 2019 av Stina Hellberg

1 people like this post.

FindTime är ett tilläggsprogram till Outlook som hjälper dig att schemalägga möten med dina kollegor, eller personer utanför LiU.

 

Via den här webbplatsen kan du ladda ner FindTime som är gratis.

 

Jag öppnar upp ett nytt meddelande i Outlook och skriver in mötesdeltagarna som mottagare. Sedan klickar jag på New Meeting Poll i menyn under Meddelande-fliken. Då får jag fram menyn för FindTime.

 

 

Jag kan bläddra fram en vecka i taget och ser direkt vilka dagar som är mer eller mindre lämpliga. Under de gröna dagarna har jag störst chans att hitta en tid som passar många. Bredvid varje tid syns små figurer som har olika färg beroende på om deltagarna är tillgängliga eller upptagna. Håller jag muspekaren över en figur så kan jag se vem den representerar. Detta bygger på om deltagarna har möten i sina Outlookkalendrar. Om mötesdeltagarna inte använder Outlookkalendern, har ställt in att den ska vara privat eller inte jobbar på LiU så är jag inte hjälpt av detta. En grå figur betyder att information saknas.

 

När jag har valt några alternativa mötestider så kan jag ställa in hur schemaläggningen ska gå till:

 

Notifications: Om jag vill få ett mejl varje gång någon har röstat.

Auto schedule: Om jag vill att Outlook automatiskt ska välja en tid när alla har röstat.

Holds: Om jag vill att de preliminära mötestiderna ska synas i deltagarnas kalendrar.

 

Jag föredrar att inaktivera Auto schedule då jag helst vill ha kontroll över vilken tid vi väljer. När deltagarna har röstat så anger jag i FindTime vilken tid som ska schemaläggas. Mötet blir då synligt i våra Outlookkalendrar och de preliminära mötestiderna försvinner.

 

Se Microsofts egen introduktion till detta verktyg:

 

 

/Stina

0


 

Kommentera!

Värt Att Veta – IT–tips för dig som jobbar på LiU

IT–tips för dig som jobbar på LiU
Vi som driver den här bloggen heter Stina Hellberg och Emma Busk Winquist. Vi jobbar på IMH (Institutionen för medicin och hälsa alltså). Vi vill med denna blogg dela med oss av tips och lathundar som kan göra din vardag på jobbet lite enklare och lite effektivare. Det kommer handla om olika funktioner i Officeprogrammen, Lisam-tips, fiffiga appar till din telefon… ja lite allt möjligt. Har du själv idéer eller önskemål på sånt du tycker vi borde ta upp? Tveka inte att lämna en kommentar så kollar vi upp det!

För supportfrågor om de program vi skriver om hänvisar vi till IT-avdelningen.

Emma (kommunikatör) & Stina (IT-pedagog)

Sök i bloggen

Sidor

Kategorier

Mest bloggat om

Adobe Connect E-post Excel Flipped classroom Föreläsa Föreläsning Grafisk profil Kalender Lisam Mac Officepaketet Outlook PDF PowerPoint Skype för företag Videokonferens Word

Arkiv

Metadata



Detta är en personlig webbsida och information framförd här representerar inte Linköpings universitet. Se även Policy för www-publicering vid Linköpings universitet.

This is a personal www page. Opinions expressed here do not represent the official views of Linköpings universitet. Please refer to Linköpings universitets wwwpolicy.



Värt Att Veta – IT–tips för dig som jobbar på LiU drivs av WordPress