Hybridarbetsplatsen – hur kommer den se ut?

collage olika arbetsplatser

Hybridarbetsplatsen – människan, tekniken och platsen

 

Ett begrepp som ligger nära det som är kopplat till utbildningsbegreppet hyflex (hybrid-flexible) är det som rör den faktiska arbetsplatsen. Platsen där du som medarbetare förväntas utföra dina arbetsuppgifter – oavsett om det är studier, undervisning, administration eller samarbeten med andra medarbetare. Det har innan pandemin pratats om flexibilitet i samma andetag som arbetsplats, men det begrepp som tagit över alltmer i diskussionerna om framtidens arbetsplats är hybridarbetsplatsen (hybrid workplace). Möjligheten att arbeta hemifrån i kombination med någon typ av kontorsmiljö – men frågan är hur vi utformar detta på ett hållbart sätt?

För egen del har inställningen till hemmakontoret förändrats över tid. I början var det relativt enkelt – alla med möjlighet skulle jobba hemifrån. Det var svårt att tänka sig vad det där maratonloppet Tegnell pratade om skulle innebära tidsmässigt och nej – 18 månader hade jag inte riktigt kunnat greppa om den tidsangivelsen kommunicerats från början. Nu har direktiven börjat luckras upp, det finns mer utrymme för olika lösningar – men det ställer också högre krav på ledarskap, samarbete och medarbetarskap. Trots en rätt etablerad it-verktygslåda som är gemensam på LiU har vi på gruppnivå löst våra arbetsuppgifter på olika sätt. Vi är präglade av så många olika arbetskulturer och rutiner. Alla har inte en självklar mängdträning i verktygen, alla har inte stannat upp och funderat över vad vi tar med oss in i nästa fas – fokus för en del är snarare att gå tillbaka till det normala. Vad nu det är? Det har inte heller varit självklart hur en ska skapa en tydlig vi-känsla digitalt, det där viktiga sociala fluffet som behövs för att skapa en känsla av sammanhang som är viktigt för ens motivation.

En varsam tillbakagång

Vad ska vi tänka på inför övergången till hybridarbetsplatsen? Mitt första tips är att stötta de sociala processerna – oavsett om det sker digitalt eller på en fysisk plats – med en successiv, något varsam tillbakagång. Jag ska erkänna att hemmakontoret gjort åtminstone mig mer än lovligt ringrostig på det där med mellanmänsklig kommunikation, när det inte är en skärm emellan.

18 månaders kompensation för detta har satt sina spår:

Hjälp en människa! Är det 2 meters avstånd?…Oj, va, talar jag för högt…snabbt?  Har hen en UNDERKROPP också?

JA, äntligen en människa, men hur…småpratar man? Nu har jag stirrat lite väl intensivt på min kollega en stund och fasen vad gör en egentligen med sina händer nu när handrörelserna syns?

…kanske att mjukisbyxorna jag tog på mig idag är lite väl sladdriga, när nu andra får se dem?

Hemmakontoret har skapat nya (o)vanor och vi behöver ha lite extra tålamod med varandra när detta krockar. Just detta är väl förhoppningsvis en övergående fas, men behöver hanteras för att förebygga den friktion som ändå kommer av förväntningarna som byggts upp. Förväntningar som kommer från både dem som blomstrat och dem som vissnat under den här perioden. Nu är frågorna många kring hur det ska bli framöver och hur det ska bli bra både för medarbetare, ledare, arbetsgivare. Och hur vi gör nu kommer vara avgörande för dem som ska förse våra arbetsplatser med teknik, inredning, lokaler, se över arbetsmiljön m.m.

Vad behövs för att det ska bli så bra som möjligt?

Några inledande tankar att börja med och diskutera med andra.

  • Utgå inte från att på plats är den rådande normen – det är mer sannolikt att hybrid blir norm för utveckling av arbetsuppgifter, aktiviteter och samarbetsformer framöver. Och fundera över vad platsen kan innebära – kan det vara utomhus? I promenadformat?
  • Oavsett var en medarbetare befinner sig behövs kontinuerliga sociala aktiviteter för att skapa en tydlig vi-känsla. En hybrid-afterwork? En helt digital fika? Brädspelskväll på plats?
  • Grundläggande it-utrustning i hemmet och i den kontorsmiljö medarbetaren förväntas närvara i under majoriteten av sin arbetstid.
  • Självledarskap och struktur – förmågan till detta har verkligen satts på prov och det kan vara nyttigt att sätta ord på hur detta funkar på teamnivå för att skapa ökad förståelse och tillit till varandra även framöver. En av de svåraste delarna (som jag upplever det) är att ha ett gott självledarskap i det som rör mitt eget mående – jag blir lätt stillasittande, ingen annan än jag själv blir ju drabbad. Teamets diskussioner om självledarskap och struktur kan vara hjälp till dem som känner sig osäkra och kan behöva stöd i att utveckla detta ännu mer.
  • Samarbeta – men inte bara live via ett synkront möte, det finns fortfarande en hårt rotad möteskultur som vi nu bara flyttat rakt ut på nätet. Vad är syftet med möten och hur kan vi göra dem konstruktiva och meningsfulla? Hur skapar vi ett bra asynkront samarbetsklimat?
  • Inkludering – i vilka konstellationer förväntas medarbetare delta och i vilka format blir det bäst uppslutning? Det har varit intressant att se hur en del konferenser och nätverk har blivit mer tillgängliga och därmed mer heterogena i sin sammansättning. Fler röster har en chans att komma till tals – både nationellt och internationellt. Det kan vara bra att ha i åtanke när det är möten med personer från olika verksamheter.

Att utgå från dessa punkter och samtidigt se över arbetsuppgifternas karaktär ger ett bättre utgångsläge för ett medarbetardrivet samtal kring framtidens arbetsplats. Tech-industrin hoppar jämfota av glädje över alla möjligheter till tekniska lösningar – men det är enklare att se möjligheterna med tekniken om grunderna kring medarbetarskap, samarbete och ledarskap är hyfsat diskuterade först.

Mina tankar har väckts och stimulerats till reflektion ur följande källor:

KI:s portal och rapport om Hybridarbetsplatsen

How to navigate the postpandemic workplace https://www.nytimes.com/2021/04/24/business/dealbook/hybrid-workplace-guide.html

Bättre möten – finns en bra serie med filmer och metodmaterial: https://battremoten.suntarbetsliv.se/

Digi-ronden (digital arbetsmiljö) https://www.youtube.com/playlist?list=PLrRTihd39h0okZnNLYReLIBxjDbNqXM8c

Bilder ur collaget: ConvertKit, Maxime och Leon via Unsplash

Lucka 6: Gränsdragningen mellan jobb och privat när allt sker hemma


Lena Lid Falkman forskare från Handelshögskolan i Stockholm föreläser om utmaningarna i att ha kontoret eller studieplatsen hemma och hur en ska dra gränsen för jobb/studier och privat när du sitter vid ditt köksbord.

Denna föreläsning är en del i UR Samtidens serie Sveriges väg genom pandemin, arrangör Handelshögskolan i Stockholm, 14 september 2020.

Lucka 5: Röstvård och talteknik

Talk to the experts CC BY Mai Le, Flickr

Talk to the experts CC BY Mai Le, Flickr


Vi får en del frågor som gäller röst och talteknik. Det är många som märker att det är mer ansträngande för rösten att föreläsa via Zoom/Teams. Vi tog hjälp av en expert – logoped Carin Josephson – som ger oss följande tips:

Rösten bildas genom att utandningsluften passerar stämbanden, som då sätts i svängning. Det ljud som bildas förstärks och får sin speciella karaktär av passagen genom svalg, mun och näshåla. De olika språkljuden formas sedan av läppar, tunga och käke.
Att samtala via skärm gör att många delar av vår kommunikation faller bort, så som icke-verbala signaler som ges.

Viktigt att tänka på:

• Hållning. Försök att variera din arbetsställning under dagen. Sitt/stå axelbrett med fötterna och ha jämvikt i kroppen. Tänk på att ha rak rygg, sänkta axlar och lång hals.
• Avspänning. Stretcha regelbundet för att undvika spänningar i axlar, nacke och käke.
• Värm upp rösten försiktigt inför längre möten då du förväntar dig att använda rösten mycket.
• Gäspa då och då för att sänka struphuvudet och spänna av i halsen.
• Försök att magandas istället för att andas högt upp i bröstkorgen. Försök att andas genom näsan så mycket som möjligt. Inandningsluften blir då uppvärmd och fuktad innan den når luftrör och lungor.
• Ha tillgång till vatten att dricka. Återfukta stämbanden för att hålla dem elastiska.
• Använd magstödet när du talar. Du kan hitta magstödet genom en kort hoststöt eller om du skrattar till.
• Undvik att harkla dig vanemässigt.
• Artikulera och tala ut, tala ej ned i dina papper utan rikta rösten framåt.
• Ett headset kan minska ansträngningen för rösten.
• Stress påverkar oss till både kropp och själ. Den ökar spänningar, påverkar andningen och kan göra att vi höjer röstläget (ljusare röst).
• Buller finns på fler ställen än vi tror och att försöka överrösta bakgrundsljud är ansträngande.
• Tänk på ditt taltempo. Går det för fort är det svårt att hinna använda en god röstteknik och ta ordentliga andningspauser.
• Om du blir hes och hesheten varar längre än tre veckor, sök läkare.

På Youtube hittar du en spellista på temat Röstterapi med övningar utgivna av Vårdguiden, Region Jönköping.

Lästips: ”En logopeds 10 tips till en bättre röst” – Tove Eklund

Arbetsmiljöverket om röstergonomi.

Ta hand om er röst!