Normerna, mer än tekniken, styr hybridläget

På de flesta universitet och högskolor sker just nu diskussion och arbete kring det som har kommit att kallas “hybridläge”. Med “hybridläge” menas vanligen en undervisningssituation där det både finns studenter närvarande fysiskt i lokalerna, och virtuellt på distans via ett konferensverktyg. Skälet till detta är det ständigt närvarande pandemin, som gör att studenter med små förkylningssymptom ska stanna hemma trots att de känner sig pigga nog att delta på undervisningsmomentet. Förståeligt nog vill dessa studenter inte missa undervisning som de känner sig förmögna att tillgodogöra sig, och då har ett hybridläge med studenter både fysiskt och virtuellt uppstått för att tillgodose samtliga studenters önskan om deltagande.

Vit bilikon med laddsymbol på grön botten

Photo by Ralph Hutter on Unsplash

Som alla hybrider så innebär en blandning av flera saker att det görs avkall på vissa delar som finns i den ena eller den andra om dessa var fristående. Ett exempel kan vara att en hybridbil som går på bensin och el har en mindre bensintank än en ren bensinbil, och mindre batteri än en ren elbil. Det här är dock ingenting som det har pratats så mycket om, att en hybrid innebär att vi måste skala bort delar, utan fokus har legat på att allt ska maxas från båda lägena.

Eftersom det krävs tekniska lösningar på det här problemet, så har fokus fallit på tekniken i många fall. Vilken mikrofon ska vi ha? Hur ska vi rigga kamerorna? Vilken konferensverktyg ska vi använda? Det är alla relevanta frågor, men i slutänden överskuggas den bästa av tekniska lösningar av någonting annat; något jag skulle vilja kalla för närhetsnormen. Vad menar jag då med det? Jo, att det genomgående i samhället finns en norm som säger att fysiskt är lite bättre än virtuellt, och lite mer på riktigt. Oavsett hur mycket vi riggar för att ge studenterna en sömlös upplevelse så blir upplevelsen inte sömlös så länge vi omedvetet prioriterar det fysiska lite högre än det virtuella. Omfattningen av den här normen går från läraren som uttalat säger till sina grupper att “vad jobbigt det är att ha studenter på distans” till läraren som inte vill att studenter ska chatta utan bara använda verbal kommunikation, till läraren som inte kontrollerar att de virtuella studenterna har uppfattat frågor som ställts av den fysiska studentgruppen.

Självklart finns det lärare som är medvetna om den här normen och försöker motarbeta den, men även studenter och andra mötesdeltagare faller offer för den vilket gör att det är ett arbete i motvind. Flera personer har konstaterat att det lättaste sättet att få bra interaktion både lärare studenter och studenter studenter är att sätta samtliga vid varsin dator så att alla syns på samma villkor. I försök med flercampuslösningar så har det gett en rättvisare känsla av interaktion att ha läraren ensam i ett rum snarare än i ett av de fysiska klassrummen med studenter i. Vår stora vana vid den fysiska interaktionen, kombinerat med vår ovana vid att interagera virtuellt samt våra förutfattade meningar kring teknikmedierad kommunikation gör att vi hela tiden graviterar mot det som redan är bekant. Det är bekvämt att göra som vi alltid har gjort, men det sker på bekostnad av utveckling, och på bekostnad av våra virtuella studenter.

Hybridarbetsplatsen – hur kommer den se ut?

collage olika arbetsplatser

Hybridarbetsplatsen – människan, tekniken och platsen

 

Ett begrepp som ligger nära det som är kopplat till utbildningsbegreppet hyflex (hybrid-flexible) är det som rör den faktiska arbetsplatsen. Platsen där du som medarbetare förväntas utföra dina arbetsuppgifter – oavsett om det är studier, undervisning, administration eller samarbeten med andra medarbetare. Det har innan pandemin pratats om flexibilitet i samma andetag som arbetsplats, men det begrepp som tagit över alltmer i diskussionerna om framtidens arbetsplats är hybridarbetsplatsen (hybrid workplace). Möjligheten att arbeta hemifrån i kombination med någon typ av kontorsmiljö – men frågan är hur vi utformar detta på ett hållbart sätt?

För egen del har inställningen till hemmakontoret förändrats över tid. I början var det relativt enkelt – alla med möjlighet skulle jobba hemifrån. Det var svårt att tänka sig vad det där maratonloppet Tegnell pratade om skulle innebära tidsmässigt och nej – 18 månader hade jag inte riktigt kunnat greppa om den tidsangivelsen kommunicerats från början. Nu har direktiven börjat luckras upp, det finns mer utrymme för olika lösningar – men det ställer också högre krav på ledarskap, samarbete och medarbetarskap. Trots en rätt etablerad it-verktygslåda som är gemensam på LiU har vi på gruppnivå löst våra arbetsuppgifter på olika sätt. Vi är präglade av så många olika arbetskulturer och rutiner. Alla har inte en självklar mängdträning i verktygen, alla har inte stannat upp och funderat över vad vi tar med oss in i nästa fas – fokus för en del är snarare att gå tillbaka till det normala. Vad nu det är? Det har inte heller varit självklart hur en ska skapa en tydlig vi-känsla digitalt, det där viktiga sociala fluffet som behövs för att skapa en känsla av sammanhang som är viktigt för ens motivation.

En varsam tillbakagång

Vad ska vi tänka på inför övergången till hybridarbetsplatsen? Mitt första tips är att stötta de sociala processerna – oavsett om det sker digitalt eller på en fysisk plats – med en successiv, något varsam tillbakagång. Jag ska erkänna att hemmakontoret gjort åtminstone mig mer än lovligt ringrostig på det där med mellanmänsklig kommunikation, när det inte är en skärm emellan.

18 månaders kompensation för detta har satt sina spår:

Hjälp en människa! Är det 2 meters avstånd?…Oj, va, talar jag för högt…snabbt?  Har hen en UNDERKROPP också?

JA, äntligen en människa, men hur…småpratar man? Nu har jag stirrat lite väl intensivt på min kollega en stund och fasen vad gör en egentligen med sina händer nu när handrörelserna syns?

…kanske att mjukisbyxorna jag tog på mig idag är lite väl sladdriga, när nu andra får se dem?

Hemmakontoret har skapat nya (o)vanor och vi behöver ha lite extra tålamod med varandra när detta krockar. Just detta är väl förhoppningsvis en övergående fas, men behöver hanteras för att förebygga den friktion som ändå kommer av förväntningarna som byggts upp. Förväntningar som kommer från både dem som blomstrat och dem som vissnat under den här perioden. Nu är frågorna många kring hur det ska bli framöver och hur det ska bli bra både för medarbetare, ledare, arbetsgivare. Och hur vi gör nu kommer vara avgörande för dem som ska förse våra arbetsplatser med teknik, inredning, lokaler, se över arbetsmiljön m.m.

Vad behövs för att det ska bli så bra som möjligt?

Några inledande tankar att börja med och diskutera med andra.

  • Utgå inte från att på plats är den rådande normen – det är mer sannolikt att hybrid blir norm för utveckling av arbetsuppgifter, aktiviteter och samarbetsformer framöver. Och fundera över vad platsen kan innebära – kan det vara utomhus? I promenadformat?
  • Oavsett var en medarbetare befinner sig behövs kontinuerliga sociala aktiviteter för att skapa en tydlig vi-känsla. En hybrid-afterwork? En helt digital fika? Brädspelskväll på plats?
  • Grundläggande it-utrustning i hemmet och i den kontorsmiljö medarbetaren förväntas närvara i under majoriteten av sin arbetstid.
  • Självledarskap och struktur – förmågan till detta har verkligen satts på prov och det kan vara nyttigt att sätta ord på hur detta funkar på teamnivå för att skapa ökad förståelse och tillit till varandra även framöver. En av de svåraste delarna (som jag upplever det) är att ha ett gott självledarskap i det som rör mitt eget mående – jag blir lätt stillasittande, ingen annan än jag själv blir ju drabbad. Teamets diskussioner om självledarskap och struktur kan vara hjälp till dem som känner sig osäkra och kan behöva stöd i att utveckla detta ännu mer.
  • Samarbeta – men inte bara live via ett synkront möte, det finns fortfarande en hårt rotad möteskultur som vi nu bara flyttat rakt ut på nätet. Vad är syftet med möten och hur kan vi göra dem konstruktiva och meningsfulla? Hur skapar vi ett bra asynkront samarbetsklimat?
  • Inkludering – i vilka konstellationer förväntas medarbetare delta och i vilka format blir det bäst uppslutning? Det har varit intressant att se hur en del konferenser och nätverk har blivit mer tillgängliga och därmed mer heterogena i sin sammansättning. Fler röster har en chans att komma till tals – både nationellt och internationellt. Det kan vara bra att ha i åtanke när det är möten med personer från olika verksamheter.

Att utgå från dessa punkter och samtidigt se över arbetsuppgifternas karaktär ger ett bättre utgångsläge för ett medarbetardrivet samtal kring framtidens arbetsplats. Tech-industrin hoppar jämfota av glädje över alla möjligheter till tekniska lösningar – men det är enklare att se möjligheterna med tekniken om grunderna kring medarbetarskap, samarbete och ledarskap är hyfsat diskuterade först.

Mina tankar har väckts och stimulerats till reflektion ur följande källor:

KI:s portal och rapport om Hybridarbetsplatsen

How to navigate the postpandemic workplace https://www.nytimes.com/2021/04/24/business/dealbook/hybrid-workplace-guide.html

Bättre möten – finns en bra serie med filmer och metodmaterial: https://battremoten.suntarbetsliv.se/

Digi-ronden (digital arbetsmiljö) https://www.youtube.com/playlist?list=PLrRTihd39h0okZnNLYReLIBxjDbNqXM8c

Bilder ur collaget: ConvertKit, Maxime och Leon via Unsplash

Lucka 6: Gränsdragningen mellan jobb och privat när allt sker hemma


Lena Lid Falkman forskare från Handelshögskolan i Stockholm föreläser om utmaningarna i att ha kontoret eller studieplatsen hemma och hur en ska dra gränsen för jobb/studier och privat när du sitter vid ditt köksbord.

Denna föreläsning är en del i UR Samtidens serie Sveriges väg genom pandemin, arrangör Handelshögskolan i Stockholm, 14 september 2020.

IKT-podden E06 – Digital arbetsmiljö

Insåg att det även kunde vara bra att publicera den läsning som kan vara intressant att ta del av och som vi hänvisar till i senaste avsnittet av vår podcast.podcastE06

Alla dessa system som kom och gick, inte visste vi att de var livet. Eller alla dessa adaptrar! Digital arbetsmiljö innefattar allt från digitala stödsystem till skärmadaptrar.

Kommer vi se digitala arbetsmiljöronder i framtiden? Vad skapar stress och vad kan vi göra åt det? Linnea och Anna pratar it-system (och ett och annat analogt system) i offentlig verksamhet och hur det påverkar oss. Och Linnea får chansen att göra reklam för sin utbildning: Kognitionsvetarprogrammet!

Vidare läsning om ämnet hittar du här:

Anna beskriver en dag med olika system i bloggen

Arbetsmiljöverkets rapport

Vision har råd för upphandling av nya IT-system,
väldigt viktiga punkter, som “Talar alla samma språk?” och “Planeras tillräcklig utbildning?”

Jävla skitsystem – bok och föreläsning samt informativ hemsida av Jonas Söderström
javlaskitsystem.se/

IT-minister Peter Eriksson uttalande om Digitaliserings-satsningarna

Baseras även på civilministerns vilja att “snabba på” digitalisering av offentlig verksamhet

Reaktionerna från bl a Jonas Söderström

Tidigare har det även efterfrågats en IT-haverikommission, artikel från 2014

Alla dessa system som kom och gick…

Det här inlägget är skrivet med anledning av vårt senaste avsnitt av IKT-podden som handlar om Digital arbetsmiljö. IKT-podden hittar du på Soundcloud och iTunes.


Morgon.

Ett tyst alarm från aktivitetsarmbandet indikerar att det är hög tid att gå upp.

Tvättstugan! Måste boka tvättid, loggar in i bostadsrättsföreningens app och letar tid. Nästa söndag blir bra. Kollar även att räkningarna har dragits den här månaden, med hjälp av bank-ID och min bank-app. Än så länge har jag bara behövt använda min mobil till detta.

Men när jag även behöver lägga in nya föräldradagar för barnen behöver jag använda en dator, men mobilen följer med eftersom jag fortfarande behöver både min digitala kalender och mitt bank-ID. Väl vid datorn loggar jag dels in på Försäkringskassans sidor, dels in på det system (Dexter) som kommunen använder för att jag ska kunna anmäla mina barns schema till förskolan.

Kommer på när jag ändå sitter vid datorn – jag behöver förnya ett läkemedelsrecept och eftersom jag föredrar att använda Mina vårdkontakter framför telefonkö så använder jag återigen bankID och Landstingets webbsystem för detta.

Bussen till jobbet är enligt Östgötatrafikens app något försenad. En snabb mailkoll och kalenderkoll innan jag beger mig till bussen. Jag trycker på kartinformationen i kalenderns notering för att kolla på kartan i vilket hus på campus jag ska ha morgonens första möte.


Arbetsdagen

Efter mötet loggar jag in i min arbetsdator och publicerar lite minnesanteckningar från mötet i en digital samarbetsyta via vårt LMS (Learning Management System).

Administration

Just den här förmiddagen är det administration som står på schemat. De flesta system når jag via en webbläsare, så även vårt HR-system. Där anmäler jag min semester, men behöver hämta en separat blankett på en annan del av vår webb för utskrift och anmälan av föräldradagar. Jag försöker hålla koll så att dessa stämmer överens med de dagar som står i min kalender (och därmed borde stämma med FK och förskolans schemasystem). Semesteransökan skickas digitalt, blanketten går iväg i traditionellt internpostkuvert. Jag borde faktiskt scanna in de kvitton jag har för utlägg också, men eftersom det är en blandning av fysiska kvitton och kvitton jag fått i min mail så skjuter jag upp den biten till senare i veckan. Jag behöver beställa fika till ett möte istället. Jag loggar in i vårt inköpssystem, kommer inte riktigt ihåg hur jag gjorde senast, loggar ut igen och gör en notis om att jag ska ta mig tid att fråga någon om hjälp i väntan på den kurs jag ska gå i höst. Vi behöver faktiskt inte ha fika till just det mötet, egentligen.

Undervisning

I en kommande workshop om surfplattor i undervisning ska ett antal deltagare låna plattor för att kunna arbeta med en uppgift. Bäst att logga in i it-portalen som gör att jag kan generera gästkonton för Eduroam (trådlöst nät). Det underlättar för deltagarna att det redan är ordnat så de kan använda plattorna direkt när vår workshop börjar. Aktivitetsarmbandet påminner mig om en stretchpaus.

Jag loggar även in igen på vårt LMS och lägger upp en ny instruktionsfilm i vår videokanal och lägger upp kursintroduktion i ett av de kursrum där jag är medverkande lärare. Ett tag funderar jag på att ta reda på studenternas mailadresser för en extra påminnelse – men jag struntar i det för den här gången. Däremot vidarebefordrar jag kurskoden till den som ansvarar för inpasseringssystemet eftersom studenterna behöver få tillgång till en av våra salar under en månads tid. Denna kurskod letar jag fram i vårt LMS.

Lunch

Hemnet. Har en sparad sökning som genererar ett mail men som även ligger sparad i min app i mobilen. Kollar bilder, använder kartappen i min mobil för att få lite koll på var intressanta bostäder ligger. Har glömt plånboken hemma så jag får låna pengar till lunch av en kollega, Swishar tillbaka pengarna direkt med hjälp av Swish och BankID.

Kommunikation

Jag har två CMS (Content Management System) att logga in på för att skriva och publicera information om vår verksamhet på webben. System 1: Bloggen där innehållet även automatiskt kopplas till system 2: hemsidan. Visst blir det samma innehåll rätt ofta, som inte alltid är anpassat efter kanalen, men det får vara så just nu. Vi försöker leva som vi lär genom att använda bild, ljud och video som komplement till text och även använda de kanaler inom sociala medier som känns relevanta.

Administration

Återigen har jag glömt adressen till vårt gemensamma fillager, får be kollega om påminnelse (igen) och ansluter till servern. Synkar lite mappar och rensar datorns lokala mappar. Tar fram min flexblankett (Excel) för att rapportera in arbetade timmar.

Undervisning

Jobbar i vårt LMS igen, den här gången ska jag tillsammans med min kollega skapa ett manus till en föreläsning. Vi använder möjligheten att arbeta i samma dokument samtidigt men kompletterar även med en extern tjänst för lite mer multimodalt innehåll (Padlet).


Hem igen

Handlar på vägen hem. Scannar varorna vid utcheckningsdisken, följer instruktionerna på skärmen och betalar och scannar kvittot för utpassering. Hemma igen, har fått lapp från förskolan som ska fyllas i och lämnas in nästa dag. Lägger in en påminnelse i kalendern i min mobil. En extra notifiering i aktivitetsarmbandet.

Kväll

Inser att jag behöver ännu en laddsladd till min privata surfplatta, går in på en lämplig nätbutik och klickar hem en, betalar direkt med kort (secure-code) och får bekräftat att leverans bör ske nästa dag.

Noterar att jag fått ett meddelande på Facebook från någon utanför min vänlista, troligen en panikslagen student som behöver fråga något inför nästkommande dag. Försöker ignorera att jag sett det – men går till slut in och svarar lite snabbt på frågan. Lovar mig själv att bli bättre på att hålla lite mer vattentäta skott mellan jobb och privat, men inser ännu en gång att det är svårt, särskilt när val av kommunikationskanal är så olika mellan olika människor.

Ställer in alarmet inför nästa morgon. Läser lite med öronen ur min ljudbok.

Natt.

Allt av detta görs kanske inte på en och samma dag, men mycket ersätts av många små andra aktiviteter där vi behöver använda digitala eller analoga system för att kommunicera, administrera, undervisa, handla, planera och leva i det digitala samhället.

Skrivet av Anna F Söderström, IKT-studion.

AnnaMinecraftPodden