Under våren granskade internrevisionen på LiU IKOS. Granskningen syftade till att bedöma den interna styrningen och kontrollen på institutionen inom några grundläggande administrativa områden, samt i förekommande fall lämna förslag till förbättringar.
Granskningen har omfattat:
styrningen av institutionen
ekonomiadministration
personaladministration
rutiner för informationssäkerhet
Eftersom IKOS är en ny institution har fokus varit att lämna rekommendationer för att hjälpa och stödja IKOS att få styrning på plats och för att identifiera eventuella gap där styrning saknas.
Intervjuer har genomförts med prefekt, samordnare, administrativ chef, ekonom och HR-partner. Interna regelverket, beslut och policys samt för granskningen andra relevanta dokument har ingått i granskningen.
Vi ställde några frågor till Rebecca Carlsson och Mattias Pettersson från Internrevisionen (IR) för att ta reda på lite mer om vad internrevision innebär, hur IKOS ligger till och varför de granskar en så pass ny organisation.
Vad innebär internrevision och varför genomför ni den?
Internrevisionen har till uppdrag att granska och utvärdera om verksamheten bedrivs effektivt, att den ekonomiska redovisningsskyldigheten fullgörs och att lagar och förordningar följs. Vi arbetar på uppdrag av och rapporterar till Universitetsstyrelsen.
Vårt mål är att genom våra revisioner komma med förbättringsförslag och rekommendationer som skapar mervärde för universitetet och hjälper Linköpings universitet att lyckas i arbetet mot att nå sina mål.
Vi arbetar riskbaserat utifrån en revisionsplan som fastställs av Universitetsstyrelsen. I revisionsplanen brukar det ingå en institutionsgranskning årligen. Dessa gör vi för att lära känna organisationen och att kunna dela med oss av de erfarenheter och kunskaper som vi har.
IKOS är en rätt så ny institution, varför har ni utfört internrevision här just nu?
Under hösten 2019 när vi gjorde vår verksamhetsplanering inför 2020 kontaktade vi Josefina för att vi var nyfikna på hur det gick med arbetet att skapa IKOS. Vi funderade lite kring hur LiU arbetar med förändringsledning och organisationsförändringar och vilket stöd och vilka resurser som fanns till stöd i arbetet. Under samtalet blev det naturligt att vi erbjöd Josefina att kontakta oss om hon tyckte att det skulle kunna vara till hjälp att vi kom till IKOS för att göra vår institutionsgranskning för 2020 och på den vägen är det.
När vi genomför ett revisionsuppdrag på en ny institution eller process blir fokuset än mer på att hjälpa till att hitta frågor och områden att fortsätta utveckla och jobba vidare med.
Hur tycker ni att IKOS ligger till?
Mattias Pettersson, internrevisor:
De stora dragen finns på plats. Det är ju tre delvis olika kulturer som slagits samman så vi ser att det finns ett behov av att fortsätta hitta en gemensam kultur och gemensamma arbetssätt. Vi ser ett behov av att öka kunskap och förståelse kring hantering av fakturor och inköp. Bisysslor kommer att behöva rapporteras in under året. Informationssäkerhet är ett område där regelverk och krav från myndigheter och bidragsgivare ökar och på det området ser vi ett behov för IKOS att skapa rutiner och att hjälpa sina medarbetare med kompetensutveckling.
Rebecca Carlsson, Internrevisionschef:
Utifrån de förutsättningar som funnit under hösten och våren tycker vi att IKOS genomfört ett ambitiöst och grundligt arbete med att skapa struktur och sätta rätt person på rätt plats i organisationen och skapa forum.
Organisationer är ju levande organismer, så färdig blir man ju aldrig, men vår känsla är att IKOS har skapat en god grund och har en bra plan för vad man avser att fortsätta utveckla. Det är imponerade att se hur mycket som är på plats redan efter så här kort tid.
