Hej alla kollegor på IKOS,
Idag är det nästan på dagen ett år sedan högskolesektorn för första gången gick in i ett storskaligt distansläge. Många av oss har nog de där veckorna i mars 2020 i klart minne; det blev febril aktivitet och brådstörtad omställning och det uppstod många frågor om både stort och smått. För egen del minns jag att varje institution skulle planera för olika scenarier, där ett var att smittspridningen bland medarbetarna var så omfattande att vi inte skulle lyckas upprätthålla verksamheten. Vi visste inte alls då hur viruset skulle bete sig, så risken för omfattande smitta och sjukdom bland oss på IKOS kändes högst reell.
Nu har vi ett år av pandemi och distansarbete bakom oss. Även om några har drabbats av sjukdom under året – antingen egen eller anhörigas – så har vi inte drabbats alls inte i den utsträckning som vi planerade för i vårt värsta-scenario. Däremot har vi alla påverkats av distansarbetet. I mina samtal med medarbetare och chefer på IKOS så tycker jag mig höra att distansläget har en och annan fördel. De som har långt till jobbet har en enklare vardagslogistik. Vissa delar av arbetet har blivit mer flexibelt och mindre schemastyrt. Vi har också blivit bättre på att umgås, handleda, mötas och lösa uppgifter via skärmen.
Samtidigt är det mycket med distansläget som utmanar. Vi har höga krav på den fysiska arbetsmiljön på jobbet, men när vi jobbar hemifrån sitter vi ibland på dåliga stolar vid bord som inte är anpassade för en hel arbetsdag vid datorn. Några av oss delar hemmets wifi med en partner som också sitter i videomöte, med barn som studerar på distans (eller som kommer hem från skolan vid tvåtiden och inte vill något hellre än att ägna en stund åt att spela datorspel). Den sociala arbetsmiljön påverkas på många sätt. Många av oss saknar våra kollegor; spontana möten i korridoren och lättsamma fikastunder är värdefullt för trivseln på jobbet. Hos de som bor ensamma kan saknaden efter samvaron på jobbet vara särskilt stor.
Nedan har vi samlat tips och råd om hur vi kan skapa en så god arbetsmiljö som möjligt under dessa speciella omständigheter. Tipsen löser inte alla situationer, men är ett försök från vår sida att ge vägledning i hur vi kan tänka kring vår arbetsmiljö just nu. Jag vill också tipsa om vårt nya initiativ ”Rum för samtal” – en samtalsserie där alla vi på IKOS kan samlas och antingen lyssna på eller delta i ett samtal om sådant som är av betydelse för våra uppdrag inom humaniora och samhällsvetenskap. Det första samtalet handlar om den goda arbetsmiljön.
Avslutningsvis vill jag tacka er alla för allt arbete ni gör där hemma – vid köksbord, i hemmakontor, i källare, inglasade uterum, friggebodar, illa isolerade fritidshus och utstädade tonårsrum. Tack vare er kan vi fortsätta stötta vår kärnverksamhet, undervisa och examinera studenter, föra forskningen framåt och på så vis bidra till ett lite bättre samhälle.
Varma hälsningar
Josefina Syssner
Välkommen till ett samtal och en digital frågestund på tema arbetsmiljö på distans
Att trivas på jobbet hemifrån. Hur kan vi utveckla arbetsmiljön i distansläge?
Datum och tid: 29 mars 15.00 – 16.30
Samtalet arrangeras i samarbete med företagshälsovården, Feelgood. En fysioterapeut svarar på frågor och ger tips om hur arbetsplatsen bäst organiseras hemma och en beteendevetare kommer att prata om hur distansarbetet kan påverka oss psykiskt och socialt. Medverkar gör också prefekt Josefina Syssner och HR-partners Petra Winsa och Åsa Änggård. Mer information om samtalet finns här.
Hur skapar jag en bra arbetsplats hemma?
Enligt LiU:s policy är det tillåtet att ta hem sin dator, datorskärm, dockstation, mus och tangentbord. Det förutsätter att du kan ordna med transporten av detta på egen hand; till ditt hem och sedan tillbaka till arbetsplatsen när det blir aktuellt. Det är inte tillåtet att ta med sig skrivbordet hem. LiU bekostar inte några transporter och ombesörjer inte heller dessa. Om du inte har förutsättningar att arbeta hemifrån är rekommendationen att helt eller delvis arbeta från din ordinarie arbetsplats, i dialog med din närmaste chef
Det är viktigt att den fysiska arbetsplatsen är utformad på ett sätt som inte sliter på kroppen. Felaktiga positioner och långvarigt stillasittande har en negativ inverkan på muskler, leder och hälsa generellt. Problem med synen kan leda till en felaktig arbetsposition. Kontakta Petra Winsa eller Åsa Änggård, IKOS HR-partners, för att få en rekvisition för terminalglasögon.
Vad kan du göra hemma för att utforma en arbetsplats som inte sliter på kroppen? Här är några tips:
- Försök att variera mellan sittande och stående under dagen om det är möjligt.
- Växla gärna plats där du arbetar (skrivbord, matbord, soffa). Försök också växla mellan telefon, mejl och videomöten.
- Använd en bra stol. En kudde eller filt kan fungera som svankstöd.
- Att koppla in ett externt tangentbord och mus till en bärbar dator förbättrar ergonomin, liksom om du har möjlighet att koppla in en större skärm.
- Om du använder en extern skärm, ställ den på en armlängds avstånd så att synförhållandena blir bra. Placera den på en höjd som ger neutral position för nacken. Du kan ändra höjden med hjälp av en hög med böcker. Det finns även stativ för bärbar dator.
- Vi mår bra av dagsljus så försök om möjligt att sitta vid ett fönster när du jobbar. Sitt helst med sidan av kroppen mot fönstret så att du slipper onödig bländning.
- Tänd taklampan för att få bra allmänbelysning, och använd en läslampa vid arbetsytan som platsbelysning. Bra ljus gör att du ser bättre, vilket i sin tur gör att du spänner dig mindre så att risken för huvudvärk och nackbesvär minskar.
- Ett trådlöst headset kan göra dig mer rörlig så att du lättare kan växla mellan sittande, stående och gående position när du har möte.
- Lyssna på kroppens signaler och variera din arbetsposition.
Länkar till filmer om bra ergonomi hemma finns längre ner.
Tips från kollegor på IKOS
Flera medarbetare på IKOS bjöd i samband med arbetsmiljöronden på tips som underlättar arbetssituationen hemma:
- Sätt alarm på telefonen en kvart innan dagen är slut, så du blir påmind om att det är dags att avrunda.
- Ring personligen ibland – ersätt några gruppmöten eller mail med personliga kontakter.
- Skapa en bokklubb med några kollegor, eller kör quiz tillsammans.
- Boktips för att strukturera sitt arbete för de som inte har så mycket schemalagda uppgifter (ex doktorander, forskare): ”Bli klar i tid och må bra på vägen”
- Ta en promenad för att starta dagen och avsluta dagen, eller planera en aktivitet som gör att du måste lämna jobbet en viss tid.
- Kolla inte mejlen det första du gör på morgonen – planera din dag först, och ta mailen sedan.
- Stäng av datorn när dagen är slut – lämna den inte i standby, för då kan det vara svårt att inte kolla saker som man kommer på.
- Täck över datorn för att markera att det inte är arbetstid. Kör din egen stegutmaning – eller tillsammans med några kollegor.
- Hitta en kollega att promenera tillsammans med, eller ta telefonmöten medan du promenerar.
- Hitta din dagsrutin – försök hålla samma rutiner som ”vanligt” (gå upp samma tid, lunch samma tid).
- Gör ett tidsschema som om du vore på Campus och håll det.
- Håll jobbet inom en begränsad yta – hitta en eller ett par platser där jobbmaterial får finnas, och håll resten av hemmet fritt från jobb.
- Tänk på belysningen – arbeta gärna nära ett fönster, använd flera olika lampor för riktat ljus
- Hitta möjligheter att variera arbetsställning med hjälp av t ex strykbräda, eller en låda på bordet, eller ställ datorn i en bokhylla när det är mötestid. Stå upp ibland.
- Ta pauser: ta kortare rörelsepauser/stretcha, sätt larm på telefonen som ligger i ett annat rum så du måste gå upp för att stänga av den, använd Pausit, passa på att göra korta övningar när du sätter på kaffe.
Nyttja friskvårdsbidraget
Kom ihåg att använda friskvårdsbidraget som från och med i år är höjt till 2500 sek.
Digitala verktyg
Didacticum har publicerat information om hur du rent praktiskt kan hantera olika typer av undervisningsmoment digitalt och IT-avdelningen tillhandahåller guider och information om IT-resurser. Här är några länkar:
Har du behov av stöd?
Att arbeta på distans under en längre tid kan vara påfrestande, psykiskt och fysiskt. Om du mår dåligt och behöver stöd, berätta om ditt mående för din närmaste chef. På IKOS finns också två HR-partners, Petra Winsa och Åsa Änggård, samt arbetsmiljöombud som kan ge råd i arbetsmiljörelaterade frågor.
Känner du oro över din arbetssituation, eller har andra arbetsrelaterade besvär, kan företagshälsovården vara ett stöd. Företagshälsovården har möjlighet att erbjuda samtalsstöd digitalt, men kan även ta emot besök. Kontakta din närmaste chef eller HR-partner för kontakt med företagshälsovården. Om du inte kan vända dig till arbetsgivaren i första skedet, har du möjlighet till ett anonymt besök per år, utan godkännande av din chef.
Arbeta på distans – mer tips och råd
Programmet pausit påminner dig om att ta en paus när du jobbar – installera det via MinIT. Leta upp programmet under Enheter & Program.
Kontakta IKOS HR-partners om du undrar över något
Petra Winsa och Åsa Änggård
