Meet-o-Matic – istället för Doodle

Behöver du boka in ett möte med flera personer med fulla kalendrar? Vill du slippa mejlrundor med svarsrundor och nya mejl och tidsförslag? Du kanske brukar använda Doodle?
Enligt LiU:s nya IT-säkerhetspolicy är det INTE tillåtet att använda Doodle vid LiU.

“Vad ska jag använda då?” tänker kanske du…

Meet-o-matic

Ett bra alternativ kan vara Meet-o-matic som finns inom LiU. Det är enkelt att använda och kan användas oavsett om deltagarna finns vid LiU eller inte. Det enda som krävs är att den som lägger upp mötesbokningen har ett LiU-id.

Så här fungerar det:

Gå till Meet-o-matic och logga in med ditt LiU-id.

startsida Meet-o-matic

 

Välj ett bra namn på ditt möte.

Om tiderna som finns från början i kalendern du ser ovan inte passar kan du välja att anpassa dem genom att klicka på knappen “Customize” under punkt 2.

 

Anpassa kalendern

 

Här kan du välja egna tidsintervall och lägga till fler månader om du behöver. När du är klar, klicka “update calendar”. Klicka sen i de rutor som motsvarar de alternativ du vill ha. När du är klar klickar du på “Create the meeting”.

Nu skickar systemet ut två mejl till dig. Ett är för dig som administratör av mötesbokningen och det andra är till för att skicka vidare till dem du vill bjuda in. Du dirigeras också om till en webbsida där samma länkar finns.

 

Länkar till mötesbokningen

 

Svara på en mötesförfrågan i Meet-o-matic

Den som ska svara på din förfrågan får en länk av dig via e-post. När de följer länken kommer de till denna sida:

 

Svarssida för möte

 

Här ska personen fylla i sitt namn, klicka i de tider som passar, lämna ev kommentarer och en e-postadress (valfritt). När han/hon har tryckt på “submit” dyker svaret upp i systemet om du följer din administratörslänk till mötet.

 

sammanställning

 

Meet-o-matic visar dig hur dina deltagare har svarat och eventuella kommentarer de lämnat. Meet-o-matic visar dig också vilket alternativ som flest deltagare har markerat så du enkelt ser vilken tid som passar flest.

Hoppas detta kan hjälpa dig att boka in ditt nästa möte!

/Emma

Posted in Övrigt and tagged , , .

2 Comments

  1. Hej Karin
    Tyvärr fungerar det inte, vad vi vet, att göra så i Meet-o-matic. Det är mer specifikt till för att hitta ett mötesdatum som många kan samtidigt…

    Just nu är den bästa lösningen jag kan komma på att lägga upp ett formulär i Polopoly (vårt interna webb-system) om du har möjlighet till det? Där kan man sätta upp tider och begränsa så att bara en (eller ett visst antal) kan boka in sig på respektive tid.

    Ett annat alternativ är väl att lägga upp en excel-fil i ett samarbetsrum på Lisam eller någon form av gemensam mapp på fillager eller OneDrive. Inte så kul kanske, men kan funka.

    /Emma

  2. Hej!
    Jag tänkte använda Meetomatic till att be mina medarbetare att välja en tid vardera, då jag vill boka in ett avstämningsmöte med alla på tu man hand. Jag undrar därför om de kan se varandras svar, så att de väljer en ledig tid och inte en som redan en kollega har tagit och som därför är upptagen.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *