Enklare att boka mötestider med FindTime

FindTime är ett tilläggsprogram till Outlook som hjälper dig att schemalägga möten med dina kollegor, eller personer utanför LiU.

 

Såhär hämtar du FindTime till din dator:

  • Gå till Outlook på webben.
  • Klicka på knappen Nytt meddelande.
  • Under mejlet finns en knapp med tre prickar, klicka på den och välj Hämta tillägg.
  • Sök fram FindTime och klicka på knappen Lägg till.

 

Jag öppnar upp ett nytt meddelande i Outlook och skriver in mötesdeltagarna som mottagare. Sedan klickar jag på New Meeting Poll i menyn under Meddelande-fliken. Då får jag fram menyn för FindTime.

 

Jag kan bläddra fram en vecka i taget och ser direkt vilka dagar som är mer eller mindre lämpliga. Under de gröna dagarna har jag störst chans att hitta en tid som passar många. Bredvid varje tid syns små figurer som har olika färg beroende på om deltagarna är tillgängliga eller upptagna. Håller jag muspekaren över en figur så kan jag se vem den representerar. Detta bygger på om deltagarna har möten i sina Outlookkalendrar. Om mötesdeltagarna inte använder Outlookkalendern, har ställt in att den ska vara privat eller inte jobbar på LiU så är jag inte hjälpt av detta. En grå figur betyder att information saknas.

När jag har valt några alternativa mötestider så kan jag ställa in hur schemaläggningen ska gå till:

Om jag vill få ett mejl varje gång någon har röstat.
Auto schedule: Om jag vill att Outlook automatiskt ska välja en tid när alla har röstat.
Holds: Om jag vill att de preliminära mötestiderna ska synas i deltagarnas kalendrar.

Jag föredrar att inaktivera Auto schedule då jag helst vill ha kontroll över vilken tid vi väljer. När deltagarna har röstat så anger jag i FindTime vilken tid som ska schemaläggas. Mötet blir då synligt i våra Outlookkalendrar och de preliminära mötestiderna försvinner.

Se Microsofts egen introduktion till detta verktyg:

 

/Stina

Posted in Officepaketet, Outlook.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *