Tips till dig som är för snabb på skicka-knappen

Händer det att du skickar iväg mejl och ångrar dig strax efter att du har klickat på skicka-knappen?

I så fall kanske du vill ställa in fördröjd leverans på alla dina utgående meddelanden. Vilket alltså innebär att du ger dig själv x antal minuter att ångra eventuella felaktiga utskick.

 

• Öppna Outlook och gå in under fliken Arkiv.

• Klicka på Hantera regler och aviseringar (1).

• I fönstret som öppnas klickar du på Ny regel (2).

• Markera Tillämpa regel (3) på meddelanden som jag skickar och klicka på Nästa (4).

Klicka på Hantera regler och aviseringar. I fönstret som öppnas klickar du på Ny regel. Markera Tillämpa regel på meddelanden som jag skickar och klicka på Nästa.

• I första steget ska du välja villkor. Där behöver du inte markera något så klicka bara på Nästa (5).

• Du kommer att bli tillfrågad om du vill tillämpa regeln på varje meddelande du skickar. Välj Ja (6).

I första steget ska du välja villkor. Där behöver du inte markera något så klicka bara på Nästa. Du kommer att bli tillfrågad om du vill tillämpa regeln på varje meddelande du skickar. Välj Ja.

• I andra steget ska du välja åtgärder. Välj Skjut upp leverans med ett antal minuter (7).

• Klicka på länken ett antal (8)

• Välj hur många minuter du vill fördröja varje meddelande och klicka OK (9).

• Klicka på Nästa (10).

I andra steget ska du välja åtgärder. Välj Skjut upp leverans med ett antal minuter. Klicka på länken ett antal. Välj hur många minuter du vill fördröja varje meddelande och klicka OK. Klicka på Nästa.

• I tredje steget kan du välja undantag. Du behöver inte välja något, så klicka bara på Nästa (11).

I tredje steget kan du välja undantag. Du behöver inte välja något, så klicka bara på Nästa.

• I sista steget anger du ett namn för denna regel. Förslagsvis “Skjut upp leverans” (12).

• Klicka på Slutför (13).

I sista steget anger du ett namn för denna regel. Förslagsvis "Skjut upp leverans". Klicka på Slutför.

Observera att regeln bara används när du använder Outlook lokalt, inte när du använder Outlook i webbläsaren.

Varje gång du skickar ett mejl så kommer det att placeras i mappen Utkorg (14) i det antal minuter som du valde, och därefter skickas iväg till mottagaren. Om du vill hindra ett mejl från att skickas iväg så kan du dra det från utkorgen till mappen Utkast (15). I utkast kan du genomföra eventuella ändringar och sedan klicka på Skicka (16) när du är nöjd, eller klicka på Ta bort (17) för att ta bort det helt.

Varje gång du skickar ett mejl så kommer det att placeras i mappen Utkorg i det antal minuter som du valde, och därefter skickas iväg till mottagaren. Om du vill hindra ett mejl från att skickas iväg så kan du dra det från utkorgen till mappen Utkast. I utkast kan du genomföra eventuella ändringar och sedan klicka på Skicka när du är nöjd, eller klicka på Ta bort för att ta bort det helt.

Återkommande tid i kalendern

Tidig höst är en av mina bästa tider på året. Efter några lata sommarveckor är det liksom ganska skönt att få starta upp igen, och fylla kalendern med aktiviteter.

Vissa aktiviteter återkommer med regelbundenhet. Då kan man skapa en återkommande händelse i sin Outlook-kalender. Schemalägg den första förekomsten och klicka på knappen Återkommande.

Då öppnas ett fönster där du kan ställa in med vilka intervall händelsen ska återkomma. På bilden här ser vi en händelse som ska återkomma kl. 9.00-10.00 varje vecka på tisdagar mellan 17 augusti och 21 december.

Händelsen sparas i kalender, samma tid varje vecka. Att händelsen är återkommande indikeras av symbolen nere i höger hörn.

Om du vill redigera händelsen så högerklickar du på den och klickar på Öppna. Om du bara vill redigera den enstaka händelsen, t.ex. för att det är en helgdag just den veckan, så väljer du Öppna förekomst. Om du vill redigera samtliga händelser, t.ex. för att man beslutat att aktiviteten ska ske på onsdagar istället, så klickar på Öppna serie.

Psst… du vet väl att IT-utbildarnas drop-in sker varje onsdag kl. 15.00-16.00 och fredagar kl. 8.30-9.30 hela hösten. Lägg gärna in det i din kalender så att du inte glömmer.

En inblick i kollegans Outlook-kalender

 

“Vi kan väl boka ett möte nästa vecka, när passar det dig?”

 

En vanlig fråga som ibland kan leta till en alltför långdragen mejlväxling med förslag på mötestider som passar den ena men inte den andre. Men det finns ett knep! Nästa gång du får en sådan förfrågan så kan du prova att smygkika i den andres kalender. Det är faktiskt ganska lätt att göra – förutsatt att det är en person som arbetar vid LiU och använder sin Outlook-kalender.

 

Titta i kollegans kalender

 

Öppna upp Outlook på din dator, gå in i kalender-fliken och klicka på knappen Lägg till kalender – Öppna delad kalender…

 

 

Skriv in kollegans namn i dialogrutan och klicka OK. Om mer än ett LiU-konto har det namnet så får du upp en lista där du får välja rätt.

 

Kalendern visas sedan bredvid din egen kalender, samt kommer att vara nåbar under rubriken Delade kalendrar i vänstermenyn. I de flesta fall så kommer du att kunna se när kollegan är uppbokad, men inga detaljer om aktiviteten.

 

 

 

Låta kollegan titta i din kalender

 

Du kan också styra hur mycket dina kollegor ska kunna se av din kalender. Klicka i så fall på knappen Dela kalender – Kalender.

 

 

I grundinställningarna så kan användargruppen My Organzation, det vill säga alla inom LiU, se vilka tider som du är upptagen. Behåll gärna den inställningen som den är eftersom att det underlättar när någon ska samordna en mötestid med dig.

 

 

Du kan välja att ge specifika personer utökade rättigheter i din kalender. Klicka då på Lägg till… och leta rätt på kollegan i adressboken. Markera sedan personen i listan och välj Behörighetsnivå.

 

 

Rubriker och platser är det som är synligt i kalenderns översiktsvy. All information innebär att kollegan även kan se informationen i läsfönstret (i högerkanten på bilden här nedanför).

 

 

Har du en mötestid som du inte vill att kollegorna ska se trots utökad behörighet? Markera mötet som Privat så syns det bara att du är upptagen den tiden men inget mer. Detta symboliseras med ett litet hänglås på mötestiden i din kalender.

 

Nästa Tips-Tisdag 25/2 om att administrera möten

Sista tisdagen varje månad är du välkommen till Tips-Tisdag med IT-utbildarna. Vi ses kl. 9.00-10.00 i Zoom.

Den 25 februari är temat Administrera ett möte via Outlook och OneNote. Du kommer bland annat att få lära dig att kalla till ett möte och boka rum via Outlook, samt att skriva mötesanteckningar i OneNote.

Läs mer här om hur du ansluter dig.

 

Photo by Headway on Unsplash