Boka en tid i Outlookkalender

Jag använde länge en vanlig pappersalmanacka för att hålla koll på mina jobbmöten. Men sedan jag istället började använda kalendern i Outlook så tycker jag att den har många fördelar. Den är lätt att redigera och att överblicka. Plus att du kan nå den via din jobbtelefon eller vilken dator som helst som har internetanslutning. Titta gärna på videoklippet där jag visar hur man bokar en tid i outlookkalender, hur man kan färgkoda olika typer av möten och hur man lägger in en återkommande mötestid.

(Videons längd: 3:59. Klicka här eller på Vimeologgan nere i hörnet om du vill se den i större format >>)

Boka en tid i Outlookkalendern from Stina Hellberg on Vimeo.

/Stina

Animeringar i PowerPoint

Idag bjuder Andreas Eriksson på tre filmer om hur man gör animeringar i PowerPoint. Andreas är IMH:s IKT-ambassadör och en förebild vad gäller att använda Flipped Classroom som undervisningsmodell.

 

Film 1 – Grundläggande animeringar i Powerpoint

Om du ska spela in en föreläsning i Powerpoint kan det vara lämpligt att liva upp föreläsningen med lite animationer. Föreläsningen blir lite roligare att titta på och med hjälp av animationer kan du iallafall delvis ersätta det kroppsspråk som du normalt förmedlar vid en vanlig traditionell föreläsning. I den här filmen visar jag grunderna kring hur man skapar och modifierar en animering i Powerpoint.

(Videons längd: 15:08. Klicka här eller på Vimeologgan nere i hörnet om du vill se den i större format >>)

Grundläggande animeringar i Powerpoint from Stina Hellberg on Vimeo.

 

Film 2 – Fortsättning Animeringar i Powerpoint

Det går att göra mycket roligt med animeringsverktyget i Powerpoint. I den här filmen tänkte jag visa hur man kan jobba med animeringar för att visa olika förlopp. Jag visar också hur man kan använda sig av animeringar för att få ett objekt att förflytta sig.

(Videons längd: 19:58. Klicka här eller på Vimeologgan nere i hörnet om du vill se den i större format >>)

Fortsättning animeringar i Powerpoint from Stina Hellberg on Vimeo.

 

Film 3 – Att peka och visa i Powerpoint

Om du ska spela in en föreläsning i Powerpoint kan det vara bra att fundera på hur du ska få tittaren att fästa blicken på rätt saker vid rätt tidpunkt. Du kanske vill att tittaren ska vara observant på övre högra hörnet under en viss del av presentationen. Fem sekunder senare kanske du vill att blicken ska riktas mot vänstra hörnet istället. I den här filmen ger jag lite tips på hur man kan åstadkomma detta. Jag kommer visa hur man använder laserpekaren i powerpoint och hur man kan använda animeringar för att fånga tittarens uppmärksamhet. Jag kommer även visa hur man kan bryta ner en bild och sen bygga upp den steg för steg.

(Videons längd: 19:22. Klicka här eller på Vimeologgan nere i hörnet om du vill se den i större format >>)

Att peka och visa i Powerpoint from Stina Hellberg on Vimeo.

 

/Andreas

Anpassad vy i Outlook

Outlook är ett av de verktyg som jag använder mig mest av en vanlig arbetsdag. Dels för att läsa och besvara mej, men också för att hantera min kalender och min att-göra-lista. Om du också använder Outlook mycket så kan det vara värt att ställa in vyn så att den fungerar bra för dig.

(Videons längd: 2:48. Klicka här eller på Vimeologgan nere i hörnet om du vill se den i större format >>)

Anpassad vy i Outlook from Stina Hellberg on Vimeo.

/Stina

Hantera kalenderbehörigheter i Outlook

Det kan vara smart att kunna dela sin kalender med kollegor för att enklare kunna boka in möten eller se när någon finns på plats. I Outlook är det lätt gjort! (Det kräver förstås att du använder din elektroniska kalender istället för en analog papperskalender… ;))

Alla anställda på  LiU har ett e-postkonto på en s.k. Exchange-server. Där finns även automatiskt en kalender som du kan använda i Outlook eller på din smarta telefon. Du kan själv välja hur mycket information från din kalender som andra ska se. De flesta kan bara se ledig/upptagen, men de personer du själv väljer kan få se mer information och även lägga till/ändra information, om du vill. (I Office för Mac finns en bugg som gör att det inte alltid fungerar som det ska med delade kalendrar. Man kan dock alltid logga in via webbmejlen och se kalendern den vägen istället om det behövs.)

För att ställa in detta går du till kalendern i Outlook och klickar på knappen “Kalenderbehörigheter”.

Kalenderbehorighet

Kalenderbehorighet2

 

Klicka på knappen “Lägg till…” för att välja en person som du vill ge behörighet till din kalender. I rutan som kommer upp söker du upp personen och klickar på knappen “Lägg till” längst ner. Klicka OK.

 

kalenderbehorighet3

kalenderbehorighet4

 

Nu har personen (i detta fall Stina) lagts till i listan högst upp i rutan. Som standard får Stina behörighetsnivån “ledig/upptagen”. Klicka på Stinas namn och klicka på menyn “Behörighetsnivå” och välj t ex “Granskare”. Det ger Stina behörighet att se vad jag skrivit i kalenderbokningarna. Men hon kan inte ändra, ta bort eller lägga till något i min kalender. Det syns i de olika valen i nedre delen av rutan vad hon kan göra. Du kan även ändra valen direkt här om du vill. Prova även att välja andra alternativ under “Behörighetsnivå” för att se hur alternativen ändras.

När Stina sen vill se min kalender gör hon så här:

I Kalendervyn i Outlook klickar hon på “Öppna Kalender” kalenderbehorighet5  “från adressboken”

 

Kalenderbehorighet6

 

 

Stina letar upp mitt namn och lägger till mig, precis som ovan. När hon klickar OK dyker min kalender upp bredvid hennes egen i Outlook. Mitt namn finns också med i hennes lista över kalendrar till vänster så att hon snabbt kan öppna den igen vid behov.

//Emma

Se också:

Videokonferens

Logitech groupFör att spara restid och pengar är det smidigt att mötas via nätet istället för fysiskt. Genom att använda t ex Skype för företag eller Adobe Connect tillsammans med en extern kamera och ljudanläggning såsom Logitech Conference Cam kan du enkelt koppla upp mötesdeltagare från hela världen i ett konferensrum nära dig!

Du kopplar in utrustningen till din egen dator med en USB-sladd, väntar tills datorn automatiskt har installerat drivrutinen och sen är den redo att användas.

Om datorn inte automatiskt byter till att använda den externa kameran och mikrofonen behöver du manuellt ställa om ett par inställningar. Instruktioner finns nedan för Skype och för Adobe Connect.

För att förenkla Skype-möten mellan organisationer finns något som kallas federering. Det innebär att två organisationer kopplar ihop sina system så att användare kan kommunicera med varandra som om de fanns inom samma organisation. Här kan du läsa mer om vilka Linköpings universitet har federering med och hur du kan beställa en >>

Skype för företag

Skype1

Klicka på det lilla kugghjulet för att komma åt inställningarna för ljud och bild.

Skype2

Välj “Verktyg” och “inställningar för ljudenhet” eller “inställningar för videoenhet” (båda kan behöva justeras, spelar ingen roll vilken du börjar med).

Skype3

Se till att alternativet “Högtalartelefon Logi Group Speakerphone” är valt som ljudenhet. Här kan du också justera volymen på mikrofonerna om du skulle behöva senare.

Skype4

Växla över till “Videoenhet” i menyn till vänster och se till att alternativet “Logi Group Camera” är valt som videoenhet. Klicka OK.

Skype5 (kopia)Starta din videokonferens genom att söka efter den person du vill “möta”, välj “starta videomöte” och klicka på “starta min video”. Nu ringer Skype upp personen eller personerna du valt och ni kan mötas på vanligt sätt. I Skype för företag finns funktioner för att dela dokument, dela skrivbord etc för att enklare kunna ta del av presentationer och andra gemensamma dokument under mötet.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Adobe Connect

I Adobe Connect kan du också behöva ställa om till den externa kameran och ljudenheten. De inställningarna hittar du under mikrofon- och kamerasymbolerna högst upp i det virtuella mötesrummet:

AC2

AC1

Välj alternativen “Logi Group Speakerphone” och “Logi Group Camera”. Gå också gärna igenom Audio Setup Wizard vid behov och rekommendera gärna dina övriga mötesdeltagare att göra det i god tid innan mötet ska starta. Wizarden hittar du här:

AC3

Det kommer senare inlägg här på bloggen med mer instruktioner för hur Adobe Connect fungerar. Det finns även bra internutbildningar på Campus Valla om du vill lära dig mer!

Andra resurser

Resfria Möten i myndigheter (REMM) – en webbplats med många bra tips för dig som ska hålla eller delta i ett resfritt möte (webbmöte, videomöte eller telefonmöte)

SUNET:s guider om Adobe Connect

//Emma