Konvertera ppt-presentationer till nya LiU-mallen

Har du Powerpoint-presentationer du gärna vill använda men som är kvar i gamla grafiska profilen? Känns det jobbigt att behöva göra om dem? Lugn – det finns genvägar att konvertera presentationen till den nya profilen utan att behöva börja om från början! Med hjälp av några enkla handgrepp konverteras hela presentationen. Det enda du sen behöver göra är att gå igenom och kolla så att bilder och rubriker fortfarande ser bra ut och ev justera något som hamnat snett eller blivit för stort i den nya mallen.

Här finns lathundar för både Windows och Mac:

Du hittar dem även på LiU:s sidor för grafisk profil: http://old.liu.se/insidan/kommunikationsstod/grafiskprofil
I Box-rutan under 2. Dokumentmallar för alla anställda -> 2. Presentationsmallar (Powerpoint, Beamer, Keynote etc.)

//Emma

Räkna ord och Autokorrigering i Word

Räkna ord och tecken

Ibland behöver man veta hur många ord eller tecken en text består av. I Word finns en funktion för detta där du kan ta reda på hur många ord eller tecken ett dokument, eller ett stycke i ett dokument, består av. Du hittar funktionen i fliken “Granska”. (På Mac finns funktionen under menyn “Verktyg” – “Antal ord”.)

Räkna ord 1

Om du vill räkna ord/tecken i bara en del av dokumentet markerar du den text som ska räknas innan du trycker på knappen. Resultatet kommer upp i en ruta:

Räkna ord 2

Du kan också snabbt se totalt antal ord nere i vänstra hörnet i word.

räkna ord 3

Autokorrigering i Word

Vare sig man tycker om autokorrigering eller inte så finns det tillfällen när man vill stänga av det eller anpassa det efter sina egna behov. Du hittar inställningarna för autokorrigering under “Arkiv” – “Alternativ”. I rutan som kommer upp väljer du “Språkkontroll”. (På Mac hittar du motsvarande under “inställningar för Word” – “Stavning och grammatik”.)

Autokorrigering 1

Här kan man direkt kryssa ur någon ruta om man vill. Men de riktigt intressanta inställningarna finns under knappen “Alternativ för autokorrigering”.

Autokorrigering 3

I rutan “Skriv över befintlig text” kan man själv ange t ex olika felstavningar man vet att man ofta gör, eller ange ett eget kortkommando för en viss text eller symbol. Fyll i det du vill ersätta med det korrekta alternativet och klicka på “Lägg till”. Du kan också här bläddra igenom och se vilka förifyllda korrigeringar som finns inlagda.

Under fliken “Autoformat vid inskrivning” hittar du alternativ för t ex automatiska punktlistor, citattecken, bindestreck och annat.

Klickar man på knappen “Undantag” kommer den här rutan upp, där man kan ange var Word INTE ska ändra till versal automatiskt. Många finns redan inlagda, men du har säkert egna exempel på där du inte vill att Word ändrar till versal automatiskt.

Autokorringering 4

 

//Emma

SmartArt

Skapa snygga flödesscheman med SmartArt

SmartArt4

I Office-program som Word och Powerpoint finns en funktion som kallas för SmartArt. Med hjälp av den kan du enkelt skapa snygga punktlistor, figurer och flödesscheman. Det finns en mängd färdiga mallar men man kan enkelt anpassa dem med form, färg och bilder för att de ska passa just ditt syfte.

Här finns en bra film som visar hur det fungerar

/Emma

Hantera kalenderbehörigheter i Outlook

Det kan vara smart att kunna dela sin kalender med kollegor för att enklare kunna boka in möten eller se när någon finns på plats. I Outlook är det lätt gjort! (Det kräver förstås att du använder din elektroniska kalender istället för en analog papperskalender… ;))

Alla anställda på  LiU har ett e-postkonto på en s.k. Exchange-server. Där finns även automatiskt en kalender som du kan använda i Outlook eller på din smarta telefon. Du kan själv välja hur mycket information från din kalender som andra ska se. De flesta kan bara se ledig/upptagen, men de personer du själv väljer kan få se mer information och även lägga till/ändra information, om du vill. (I Office för Mac finns en bugg som gör att det inte alltid fungerar som det ska med delade kalendrar. Man kan dock alltid logga in via webbmejlen och se kalendern den vägen istället om det behövs.)

För att ställa in detta går du till kalendern i Outlook och klickar på knappen “Kalenderbehörigheter”.

Kalenderbehorighet

Kalenderbehorighet2

 

Klicka på knappen “Lägg till…” för att välja en person som du vill ge behörighet till din kalender. I rutan som kommer upp söker du upp personen och klickar på knappen “Lägg till” längst ner. Klicka OK.

 

kalenderbehorighet3

kalenderbehorighet4

 

Nu har personen (i detta fall Stina) lagts till i listan högst upp i rutan. Som standard får Stina behörighetsnivån “ledig/upptagen”. Klicka på Stinas namn och klicka på menyn “Behörighetsnivå” och välj t ex “Granskare”. Det ger Stina behörighet att se vad jag skrivit i kalenderbokningarna. Men hon kan inte ändra, ta bort eller lägga till något i min kalender. Det syns i de olika valen i nedre delen av rutan vad hon kan göra. Du kan även ändra valen direkt här om du vill. Prova även att välja andra alternativ under “Behörighetsnivå” för att se hur alternativen ändras.

När Stina sen vill se min kalender gör hon så här:

I Kalendervyn i Outlook klickar hon på “Öppna Kalender” kalenderbehorighet5  “från adressboken”

 

Kalenderbehorighet6

 

 

Stina letar upp mitt namn och lägger till mig, precis som ovan. När hon klickar OK dyker min kalender upp bredvid hennes egen i Outlook. Mitt namn finns också med i hennes lista över kalendrar till vänster så att hon snabbt kan öppna den igen vid behov.

//Emma

Se också: