En inblick i kollegans Outlook-kalender

 

“Vi kan väl boka ett möte nästa vecka, när passar det dig?”

 

En vanlig fråga som ibland kan leta till en alltför långdragen mejlväxling med förslag på mötestider som passar den ena men inte den andre. Men det finns ett knep! Nästa gång du får en sådan förfrågan så kan du prova att smygkika i den andres kalender. Det är faktiskt ganska lätt att göra – förutsatt att det är en person som arbetar vid LiU och använder sin Outlook-kalender.

 

Titta i kollegans kalender

 

Öppna upp Outlook på din dator, gå in i kalender-fliken och klicka på knappen Lägg till kalender – Öppna delad kalender…

 

 

Skriv in kollegans namn i dialogrutan och klicka OK. Om mer än ett LiU-konto har det namnet så får du upp en lista där du får välja rätt.

 

Kalendern visas sedan bredvid din egen kalender, samt kommer att vara nåbar under rubriken Delade kalendrar i vänstermenyn. I de flesta fall så kommer du att kunna se när kollegan är uppbokad, men inga detaljer om aktiviteten.

 

 

 

Låta kollegan titta i din kalender

 

Du kan också styra hur mycket dina kollegor ska kunna se av din kalender. Klicka i så fall på knappen Dela kalender – Kalender.

 

 

I grundinställningarna så kan användargruppen My Organzation, det vill säga alla inom LiU, se vilka tider som du är upptagen. Behåll gärna den inställningen som den är eftersom att det underlättar när någon ska samordna en mötestid med dig.

 

 

Du kan välja att ge specifika personer utökade rättigheter i din kalender. Klicka då på Lägg till… och leta rätt på kollegan i adressboken. Markera sedan personen i listan och välj Behörighetsnivå.

 

 

Rubriker och platser är det som är synligt i kalenderns översiktsvy. All information innebär att kollegan även kan se informationen i läsfönstret (i högerkanten på bilden här nedanför).

 

 

Har du en mötestid som du inte vill att kollegorna ska se trots utökad behörighet? Markera mötet som Privat så syns det bara att du är upptagen den tiden men inget mer. Detta symboliseras med ett litet hänglås på mötestiden i din kalender.

 

Introbild med med musik i Zoom-möte

Tänk dig att du ska hålla en föreläsning i en föreläsningssal. Under minuterna som leder upp till föreläsningen så strömmar åhörarna in i salen. Du kanske möter dem med ett hej innan de letar upp en bra plats att sitta. Kanske pratar de lite med kompisarna som sitter på samma bänkrad samtidigt som de plockar fram något att anteckna med.

 

Om föreläsningen istället ska ske i Zoom så kopplar deltagarna upp till mötet en och en. Första prioritet för åhöraren brukar vara att säkerställa så att deras ljudutrustning fungerar, så att de kommer att kunna följa det som sägs i föreläsningen. Kanske funderar de också på hur de ska gå tillväga om de vill ställa frågor under föreläsningen.

 

Ett möjligt sätt att välkomna deltagare till en Zoom-föreläsning är att skapa en presentationsbild med en musikslinga. På presentationsbilden kan du skriva ut dagordning, namnet på dig som föreläser samt eventuella instruktioner till deltagarna. När föreläsningen ska starta så stoppar du musiken och välkomnar såklart deltagarna även med en muntlig introduktion.

 

I filmen här nedanför ska jag visa var du kan hitta fri musik, hur du infogar musiken i en PowerPoint-presentation, samt hur du använder den i ett Zoom-möte.

 

Introbild med musik i Zoom-möte from Stina Hellberg on Vimeo.

Spela in berättarröst i PowerPoint på Mac

Det här blogginlägget riktar sig till dig som har en Mac-dator och vill spela i berättarröst i PowerPoint.

 

Kontrollera först så att du har senaste versionen av PowerPoint, som är Office 365. Om du har en äldre version av PowerPoint (till exempel PowerPoint 2016) så behöver du gå till Self service och hämta ner PowerPoint O365.

 

När du har har hämtat PowerPoint O365 så kan du följa den här guiden för hur du spelar in berättarröst i PowerPoint och exporterar det som en video. Filmen är inspelad av Åsa Kronkvist, Högskolan Kristianstad.

 

 

 

/Stina

Skapa ett kartdiagram i Excel

Om du vill visa statistik kopplat till geografiska platser så kan du enkelt göra det i ett kartdiagram. Det går att skapa en karta över en region, ett land, en världsdel eller hela världen. Du kan använda kartan för att visa olika värden eller kategorier, eller bara för att peka ut städer eller länder.

 

 

I den här filmen visar jag hur du går tillväga. Videons längd: 5:48. Klicka här eller på Vimeologgan nere i hörnet om du vill se den i större format >>)

Kartdiagram i Excel from Stina Hellberg on Vimeo.

 

 

Nästa Tips-Tisdag 25/2 om att administrera möten

Sista tisdagen varje månad är du välkommen till Tips-Tisdag med IT-utbildarna. Vi ses kl. 9.00-10.00 i Zoom.

Den 25 februari är temat Administrera ett möte via Outlook och OneNote. Du kommer bland annat att få lära dig att kalla till ett möte och boka rum via Outlook, samt att skriva mötesanteckningar i OneNote.

Läs mer här om hur du ansluter dig.

 

Photo by Headway on Unsplash