Dela ärende i LiUdesk

Om du har ett pågående ärende i LiUdesk så kan du dela det med din/dina kollegor. Det kan finna situationer när det kan vara bra att flera personen kan ta del av informationen eller uppdatera i ärenden.

Tänk på att om du delar ett ärende med någon så kommer den att kunna se alla kommentarer och som du och handläggarna i ärendet har skrivit och kommer att skriva.

Dela ett ärende

För att dela ett ärende så öppnar du det på Servicewebben och klickar på Dela-knappen.

 

Ange sedan vilka personer du vill dela ärendet med genom att söka på namn, klicka därefter på “Lägg till” och “Dela”.

Ett meddelande skickas till personen du delar med och den personen kommer från och med nu få notifieringar och se ärende på Servicewebben bland sina egna ärenden.

Ikonen för delande ärenden ser lite annorlunda, så du kan se om det är ett eget ärende eller ett delat ärendet.

Du ser alltid vilka du delar dina ärenden med

Vill du ta bort en person som delar ett ärende med så kan du klicka på Dela-knappen och därefter Ta bort de personer som du inte vill dela med längre.

 

 

 

Excel – Villkorsstyrd formatering

Du kan formatera en cell i Excel utifrån ett villkor. T.ex. kan du få en cell att bli röd när ett värde blir högre eller lägre än ditt villkor.

  1. Markera de celler du vill ska formateras utifrån dina villkor.

2. På “Start”-menyn väljer du “Villkorsstyrd formatering” och sedan “Ny regel…

3. I nästa dialogruta väljer du “Formatera endast celler som innehåller” och sedan gör ditt val nedanför. (Jag har valt Cellvärde Större än 1000). Klicka sedan på “Formatera“.

4. Då får du upp dialogrutan för att formatera celler. Jag har här valt fliken “Fyllning” och sedan röd färg. Välj “OK”.

5. Klicka “OK” i följande två dialogrutor också.

6. Nu får de celler som har ett värde som är större än 1 000 röd fyllning. Ändras siffrorna i cellerna (I detta fall i kolumn F) Så ändras också fyllningsfärgen. Du kan nu göra flera villkor på samma celler (T.ex. gör fyllningsfärgen grön om värdet är mindre än 100).

Tips-Tisdag 14 november om Referenshanteringsprogram

En tisdag varje månad bjuder IT-utbildarna in till Tips-Tisdag via Zoom. Den 14 november kl. 9.00 har vi bjudit in Mikael Rosell, Bibliotekarie på Universitetsbiblioteket. Mikael ska prata om hur man med ett referenshanteringsprogram kan spara, organisera och presentera sina referenser i sin text. Vilka program som finns tillgängliga och hur de fungerar.

Tips-Tisdag riktar sig till dig som är anställd vid Linköpings universitet. Läs mer om händelsen på vårt intranät Liunet: Tips-Tisdag (Liunet).

Power Automate

Vad är Power Automate?

Power Automate är Microsofts automatiseringsverktyg som du kan använda för att förenkla ditt arbete. I Power Automate skapar du flöden som kan automatisera steg som du annars måste göra manuellt. Power Automate kan användas från enkla flöden till väldigt avancerade flöden.

Var hittar du Power Automate?

Power Automate finns tillgänglig i Microsofts app meny (även kallad våfflan)

 

Hur fungerar Power Automate?

Enkelt kan man beskriva att ett flöde behöver utlösas av en aktivitet och sedan utföra en eller flera åtgärder.

Exempel på utlösare (detta är bara några få exempel):

  • Ett svar i Forms har skickats in
  • Ett e-post har kommit in i en mapp
  • En fil har uppdaterats i Teams
  • En uppgift i Planner är klar
  • Ett objekt i en SharePoint-lista har raderats
  • En tidpunkt är uppnådd
  • Ett knapp har utlösts

Exempel på åtgärder (finns massvis):

  • Skicka ett e-post
  • Skriv ett meddelande i en Teams-kanal
  • Ändrar en rad i en Excel-fil
  • Uppdatera ett objekt i en SharePoint-lista
  • Skapa en uppgift i en Planner
  • Skapa en kalenderbokning i Outlook

Mallar

För att förenkla för dig som användare har Microsoft har skapat en massa mallar som man kan utgå ifrån, dessa mallar gör inte bara att man snabbt kan skapa flöden, men kan också använda dessa mallar för att lära sig hur man bygger egna flöden.

Nedan är ett exempel på en mall:

I denna mall så är utlösaren att när nytt svar skickats in från Forms, och åtgärderna är att dels skapa en uppgift i Planner och skicka ett meddelande i Teams.

Dynamisk data

En stor fördel är att flöden har koll på den data som hanteras i flödet, vilket gör det möjligt att använda den i åtgärderna. Så i exemplet ovan så kan vi använda oss av svarsdatan från Forms. Vilket ger oss möjligheten att skicka med den i t ex meddelande som skickas till Teams.

När ska man använda Power Automate

Det kan alltid vara bra att tänka igenom när man ska använda Power Automate i sitt arbete. För enklare flöden kan man skapa egna lösningar och kanske ta hjälp av Digitaliseringsavdelningen för råd och stöd. Men om flödena är för komplexa så rekommenderas att man tar hjälp med utveckling och eventuellt tittar på om det redan finns lösningar/program som kan använda för att lösa problemet.

Power Automate är som standard personligt, dvs att flöden som du skapar är dina. Du kan dock dela dina flöden med kollegor som tillsammans med dig kan redigera flödet. Men flödet kommer att sluta att fungera den dagen du slutar din anställning på LiU. Det går att kopiera flöden och med lite handpåläggning få det att fungera på en kollegas konto, men det bör ske innan ditt konto avslutas.

Här några andra tips som kan vara bra att tänka på när man skapar flöden.

  • Se till att undvika att använda personliga Forms eller OneDrive när du skapar flöden, använd istället Forms och filer i Teams/SharePoint.
  • För enkla flöden, kolla alltid om det finns mallar innan du börjar skapa ditt flöde.
  • Börja enkelt och utöka nivån §när du känner dig bekväm med hur Power Automate fungerar, det kan snabbt bli komplexa lösningar.
  • Du kan alltid komma på IT-utbildningars Drop-in om du har frågor kring ditt flöde.

Länkar:

Bra läsning om Power Automate hos Microsoft

IT-utbildningars Drop-in