Tips till dig som är för snabb på skicka-knappen

Händer det att du skickar iväg mejl och ångrar dig strax efter att du har klickat på skicka-knappen?

I så fall kanske du vill ställa in fördröjd leverans på alla dina utgående meddelanden. Vilket alltså innebär att du ger dig själv x antal minuter att ångra eventuella felaktiga utskick.

 

• Öppna Outlook och gå in under fliken Arkiv.

• Klicka på Hantera regler och aviseringar (1).

• I fönstret som öppnas klickar du på Ny regel (2).

• Markera Tillämpa regel (3) på meddelanden som jag skickar och klicka på Nästa (4).

Klicka på Hantera regler och aviseringar. I fönstret som öppnas klickar du på Ny regel. Markera Tillämpa regel på meddelanden som jag skickar och klicka på Nästa.

• I första steget ska du välja villkor. Där behöver du inte markera något så klicka bara på Nästa (5).

• Du kommer att bli tillfrågad om du vill tillämpa regeln på varje meddelande du skickar. Välj Ja (6).

I första steget ska du välja villkor. Där behöver du inte markera något så klicka bara på Nästa. Du kommer att bli tillfrågad om du vill tillämpa regeln på varje meddelande du skickar. Välj Ja.

• I andra steget ska du välja åtgärder. Välj Skjut upp leverans med ett antal minuter (7).

• Klicka på länken ett antal (8)

• Välj hur många minuter du vill fördröja varje meddelande och klicka OK (9).

• Klicka på Nästa (10).

I andra steget ska du välja åtgärder. Välj Skjut upp leverans med ett antal minuter. Klicka på länken ett antal. Välj hur många minuter du vill fördröja varje meddelande och klicka OK. Klicka på Nästa.

• I tredje steget kan du välja undantag. Du behöver inte välja något, så klicka bara på Nästa (11).

I tredje steget kan du välja undantag. Du behöver inte välja något, så klicka bara på Nästa.

• I sista steget anger du ett namn för denna regel. Förslagsvis “Skjut upp leverans” (12).

• Klicka på Slutför (13).

I sista steget anger du ett namn för denna regel. Förslagsvis "Skjut upp leverans". Klicka på Slutför.

Observera att regeln bara används när du använder Outlook lokalt, inte när du använder Outlook i webbläsaren.

Varje gång du skickar ett mejl så kommer det att placeras i mappen Utkorg (14) i det antal minuter som du valde, och därefter skickas iväg till mottagaren. Om du vill hindra ett mejl från att skickas iväg så kan du dra det från utkorgen till mappen Utkast (15). I utkast kan du genomföra eventuella ändringar och sedan klicka på Skicka (16) när du är nöjd, eller klicka på Ta bort (17) för att ta bort det helt.

Varje gång du skickar ett mejl så kommer det att placeras i mappen Utkorg i det antal minuter som du valde, och därefter skickas iväg till mottagaren. Om du vill hindra ett mejl från att skickas iväg så kan du dra det från utkorgen till mappen Utkast. I utkast kan du genomföra eventuella ändringar och sedan klicka på Skicka när du är nöjd, eller klicka på Ta bort för att ta bort det helt.

Svara till annan mottagare i Outlook

Skickar du ibland e-post på uppdrag åt andra? Då är det vanligt att mottagarna skickar svar och frågor till dig istället för till den som egentligen kan besvara dem. I Outlook kan du ställa in så att breven automatiskt skickas till en annan mottagare när någon trycker på “svara”.

Så här gör du:

Skriv ditt brev och lägg till mottagare precis som vanligt. Gå till fliken “Alternativ” och välj “Direktsvar till”

Direktsvar till

 

Kryssa i rutan “Skicka svar till” och fyll i vem du vill att svar på brevet ska gå till. Det går att ha flera mottagare. Du själv behöver inte vara med alls.

Välj mottagare

 

På det här sättet går eventuella svar på ditt brev direkt till någon annans adress och eventuella frågor kan komma till rätt person direkt utan att du behöver vidarebefordra breven manuellt.

/Emma

Fördröj leverans av e-post

Ibland vill du kanske förbereda ett e-postmeddelande men skicka iväg det vid ett senare tillfälle. Det går utmärkt att göra i Outlook.

Skriv ditt meddelande precis som vanligt:

Fördröjd leverans

 

Gå till fliken “Alternativ” och välj “Fördröj leverans”

Fördröjd leverans

 

I dialogrutan som dyker upp kan du ställa in dag och tid då mejlet ska skickas iväg.

Ställ in datum och tid

 

Klicka sen på “skicka” precis som vanligt. Brevet ligger kvar i din Utkorg fram till den tidpunkt då du ställt in att det ska gå iväg. Datorn behöver inte vara igång den tid då brevet ska gå iväg. Det skickas ändå från servern.

Om du vill göra ändringar i brevet eller skicka iväg det direkt öppnar du bara brevet från Utkorgen och gör dina ändringar. Vill du att det ska gå iväg direkt går du in i Fördröj leverans igen och tar bort krysset ur rutan. Stäng och skicka iväg på vanligt sätt. Om du ångrar dig och inte vill skicka iväg meddelandet längre är det bara att ta bort det från Utkorgen.

//Emma

Mötesbokning i Outlook

Outlook har ett praktiskt system för mötesbokning. Allra bäst fungerar det om de flesta man ska bjuda in finns inom din egen organisation (LiU i vårt fall) och även använder sin Outlook-kalender. Då kan Outlooks schemaläggningsassistent hjälpa till att finna en lämplig mötestid då alla kan vara med. Men det fungerar även att använda oavsett om mottagarna finns inom LiU eller om de använder Outlook eller inte.

Fördelen för dig som bjuder in är att du kan samla information om vilka som tackat jag på ett ställe och enkelt kan kommunicera med deltagarna. Fördelen för den som får inbjudan är att det läggs till automatiskt i kalendern utan att denne själv behöver skriva in det.

I filmen visar jag hur det går till.

(Filmens längd 7:05. Klicka här eller på vimeo-loggan nere i hörnet för att se filmen i full storlek.)

 

I filmen visas exempel på hur det ser ut på PC. Funktionerna är samma i Outlook för Mac men menyerna ser lite annorlunda ut. Så här ser schemaläggningsassistenten ut:

schemaläggningsassistent på Mac

/Emma