Återkommande tid i kalendern

Tidig höst är en av mina bästa tider på året. Efter några lata sommarveckor är det liksom ganska skönt att få starta upp igen, och fylla kalendern med aktiviteter.

Vissa aktiviteter återkommer med regelbundenhet. Då kan man skapa en återkommande händelse i sin Outlook-kalender. Schemalägg den första förekomsten och klicka på knappen Återkommande.

Då öppnas ett fönster där du kan ställa in med vilka intervall händelsen ska återkomma. På bilden här ser vi en händelse som ska återkomma kl. 9.00-10.00 varje vecka på tisdagar mellan 17 augusti och 21 december.

Händelsen sparas i kalender, samma tid varje vecka. Att händelsen är återkommande indikeras av symbolen nere i höger hörn.

Om du vill redigera händelsen så högerklickar du på den och klickar på Öppna. Om du bara vill redigera den enstaka händelsen, t.ex. för att det är en helgdag just den veckan, så väljer du Öppna förekomst. Om du vill redigera samtliga händelser, t.ex. för att man beslutat att aktiviteten ska ske på onsdagar istället, så klickar på Öppna serie.

Psst… du vet väl att IT-utbildarnas drop-in sker varje onsdag kl. 15.00-16.00 och fredagar kl. 8.30-9.30 hela hösten. Lägg gärna in det i din kalender så att du inte glömmer.

En inblick i kollegans Outlook-kalender

 

“Vi kan väl boka ett möte nästa vecka, när passar det dig?”

 

En vanlig fråga som ibland kan leta till en alltför långdragen mejlväxling med förslag på mötestider som passar den ena men inte den andre. Men det finns ett knep! Nästa gång du får en sådan förfrågan så kan du prova att smygkika i den andres kalender. Det är faktiskt ganska lätt att göra – förutsatt att det är en person som arbetar vid LiU och använder sin Outlook-kalender.

 

Titta i kollegans kalender

 

Öppna upp Outlook på din dator, gå in i kalender-fliken och klicka på knappen Lägg till kalender – Öppna delad kalender…

 

 

Skriv in kollegans namn i dialogrutan och klicka OK. Om mer än ett LiU-konto har det namnet så får du upp en lista där du får välja rätt.

 

Kalendern visas sedan bredvid din egen kalender, samt kommer att vara nåbar under rubriken Delade kalendrar i vänstermenyn. I de flesta fall så kommer du att kunna se när kollegan är uppbokad, men inga detaljer om aktiviteten.

 

 

 

Låta kollegan titta i din kalender

 

Du kan också styra hur mycket dina kollegor ska kunna se av din kalender. Klicka i så fall på knappen Dela kalender – Kalender.

 

 

I grundinställningarna så kan användargruppen My Organzation, det vill säga alla inom LiU, se vilka tider som du är upptagen. Behåll gärna den inställningen som den är eftersom att det underlättar när någon ska samordna en mötestid med dig.

 

 

Du kan välja att ge specifika personer utökade rättigheter i din kalender. Klicka då på Lägg till… och leta rätt på kollegan i adressboken. Markera sedan personen i listan och välj Behörighetsnivå.

 

 

Rubriker och platser är det som är synligt i kalenderns översiktsvy. All information innebär att kollegan även kan se informationen i läsfönstret (i högerkanten på bilden här nedanför).

 

 

Har du en mötestid som du inte vill att kollegorna ska se trots utökad behörighet? Markera mötet som Privat så syns det bara att du är upptagen den tiden men inget mer. Detta symboliseras med ett litet hänglås på mötestiden i din kalender.

 

Kom igång med Zoom – grunderna

Zoom har ersatt Adobe Connect som system för distansundervisning och videomöten vid LiU. I den här filmen går jag lite kort igenom grunderna i hur du startar ett videomöte, hur du schemalägger möten och bjuder in deltagare via Outlook. Vi tittar också på grundfunktionerna i programmet.

LiU-IT utbildningar har kurser i Zoom för dig som vill veta mer. Du hittar tider och anmäler dej här >>

(Videons längd: 10:53. Klicka här eller på Vimeo-loggan nere till höger för att se filmen i större format.)

Kom igång med Zoom from LiU Medicin & Hälsa on Vimeo.

Mötesbokning i Outlook

Outlook har ett praktiskt system för mötesbokning. Allra bäst fungerar det om de flesta man ska bjuda in finns inom din egen organisation (LiU i vårt fall) och även använder sin Outlook-kalender. Då kan Outlooks schemaläggningsassistent hjälpa till att finna en lämplig mötestid då alla kan vara med. Men det fungerar även att använda oavsett om mottagarna finns inom LiU eller om de använder Outlook eller inte.

Fördelen för dig som bjuder in är att du kan samla information om vilka som tackat jag på ett ställe och enkelt kan kommunicera med deltagarna. Fördelen för den som får inbjudan är att det läggs till automatiskt i kalendern utan att denne själv behöver skriva in det.

I filmen visar jag hur det går till.

(Filmens längd 7:05. Klicka här eller på vimeo-loggan nere i hörnet för att se filmen i full storlek.)

 

I filmen visas exempel på hur det ser ut på PC. Funktionerna är samma i Outlook för Mac men menyerna ser lite annorlunda ut. Så här ser schemaläggningsassistenten ut:

schemaläggningsassistent på Mac

/Emma

Meet-o-Matic – istället för Doodle

Behöver du boka in ett möte med flera personer med fulla kalendrar? Vill du slippa mejlrundor med svarsrundor och nya mejl och tidsförslag? Du kanske brukar använda Doodle?
Enligt LiU:s nya IT-säkerhetspolicy är det INTE tillåtet att använda Doodle vid LiU.

“Vad ska jag använda då?” tänker kanske du…

Meet-o-matic

Ett bra alternativ kan vara Meet-o-matic som finns inom LiU. Det är enkelt att använda och kan användas oavsett om deltagarna finns vid LiU eller inte. Det enda som krävs är att den som lägger upp mötesbokningen har ett LiU-id.

Så här fungerar det:

Gå till Meet-o-matic och logga in med ditt LiU-id.

startsida Meet-o-matic

 

Välj ett bra namn på ditt möte.

Om tiderna som finns från början i kalendern du ser ovan inte passar kan du välja att anpassa dem genom att klicka på knappen “Customize” under punkt 2.

 

Anpassa kalendern

 

Här kan du välja egna tidsintervall och lägga till fler månader om du behöver. När du är klar, klicka “update calendar”. Klicka sen i de rutor som motsvarar de alternativ du vill ha. När du är klar klickar du på “Create the meeting”.

Nu skickar systemet ut två mejl till dig. Ett är för dig som administratör av mötesbokningen och det andra är till för att skicka vidare till dem du vill bjuda in. Du dirigeras också om till en webbsida där samma länkar finns.

 

Länkar till mötesbokningen

 

Svara på en mötesförfrågan i Meet-o-matic

Den som ska svara på din förfrågan får en länk av dig via e-post. När de följer länken kommer de till denna sida:

 

Svarssida för möte

 

Här ska personen fylla i sitt namn, klicka i de tider som passar, lämna ev kommentarer och en e-postadress (valfritt). När han/hon har tryckt på “submit” dyker svaret upp i systemet om du följer din administratörslänk till mötet.

 

sammanställning

 

Meet-o-matic visar dig hur dina deltagare har svarat och eventuella kommentarer de lämnat. Meet-o-matic visar dig också vilket alternativ som flest deltagare har markerat så du enkelt ser vilken tid som passar flest.

Hoppas detta kan hjälpa dig att boka in ditt nästa möte!

/Emma