En inblick i kollegans Outlook-kalender

Postad i kategorin: Outlook den 14 May, 2020

0 people like this post.

 

“Vi kan väl boka ett möte nästa vecka, när passar det dig?”

 

En vanlig fråga som ibland kan leta till en alltför långdragen mejlväxling med förslag på mötestider som passar den ena men inte den andre. Men det finns ett knep! Nästa gång du får en sådan förfrågan så kan du prova att smygkika i den andres kalender. Det är faktiskt ganska lätt att göra – förutsatt att det är en person som arbetar vid LiU och använder sin Outlook-kalender.

 

Titta i kollegans kalender

 

Öppna upp Outlook på din dator, gå in i kalender-fliken och klicka på knappen Lägg till kalender – Öppna delad kalender…

 

 

Skriv in kollegans namn i dialogrutan och klicka OK. Om mer än ett LiU-konto har det namnet så får du upp en lista där du får välja rätt.

 

Kalendern visas sedan bredvid din egen kalender, samt kommer att vara nåbar under rubriken Delade kalendrar i vänstermenyn. I de flesta fall så kommer du att kunna se när kollegan är uppbokad, men inga detaljer om aktiviteten.

 

 

 

Låta kollegan titta i din kalender

 

Du kan också styra hur mycket dina kollegor ska kunna se av din kalender. Klicka i så fall på knappen Dela kalender – Kalender.

 

 

I grundinställningarna så kan användargruppen My Organzation, det vill säga alla inom LiU, se vilka tider som du är upptagen. Behåll gärna den inställningen som den är eftersom att det underlättar när någon ska samordna en mötestid med dig.

 

 

Du kan välja att ge specifika personer utökade rättigheter i din kalender. Klicka då på Lägg till… och leta rätt på kollegan i adressboken. Markera sedan personen i listan och välj Behörighetsnivå.

 

 

Rubriker och platser är det som är synligt i kalenderns översiktsvy. All information innebär att kollegan även kan se informationen i läsfönstret (i högerkanten på bilden här nedanför).

 

 

Har du en mötestid som du inte vill att kollegorna ska se trots utökad behörighet? Markera mötet som Privat så syns det bara att du är upptagen den tiden men inget mer. Detta symboliseras med ett litet hänglås på mötestiden i din kalender.

 

0


 

Taggar:  - 


Kom igång med Zoom – grunderna

Postad i kategorin: Interaktiva möten, Videokonferens, Zoom den 4 April, 2019

1 people like this post.

Zoom har ersatt Adobe Connect som system för distansundervisning och videomöten vid LiU. I den här filmen går jag lite kort igenom grunderna i hur du startar ett videomöte, hur du schemalägger möten och bjuder in deltagare via Outlook. Vi tittar också på grundfunktionerna i programmet.

LiU-IT utbildningar har kurser i Zoom för dig som vill veta mer. Du hittar tider och anmäler dej här >>

(Videons längd: 10:53. Klicka här eller på Vimeo-loggan nere till höger för att se filmen i större format.)

Kom igång med Zoom from LiU Medicin & Hälsa on Vimeo.

0


 

Taggar:  -  -  - 


Mötesbokning i Outlook

Postad i kategorin: Officepaketet, Outlook den 23 August, 2018

1 people like this post.

Outlook har ett praktiskt system för mötesbokning. Allra bäst fungerar det om de flesta man ska bjuda in finns inom din egen organisation (LiU i vårt fall) och även använder sin Outlook-kalender. Då kan Outlooks schemaläggningsassistent hjälpa till att finna en lämplig mötestid då alla kan vara med. Men det fungerar även att använda oavsett om mottagarna finns inom LiU eller om de använder Outlook eller inte.

Fördelen för dig som bjuder in är att du kan samla information om vilka som tackat jag på ett ställe och enkelt kan kommunicera med deltagarna. Fördelen för den som får inbjudan är att det läggs till automatiskt i kalendern utan att denne själv behöver skriva in det.

I filmen visar jag hur det går till.

(Filmens längd 7:05. Klicka här eller på vimeo-loggan nere i hörnet för att se filmen i full storlek.)

 

I filmen visas exempel på hur det ser ut på PC. Funktionerna är samma i Outlook för Mac men menyerna ser lite annorlunda ut. Så här ser schemaläggningsassistenten ut:

schemaläggningsassistent på Mac

/Emma

0


 

Taggar:  -  -  -  - 


Meet-o-Matic – istället för Doodle

Postad i kategorin: Övrigt den 9 August, 2018

1 people like this post.

Behöver du boka in ett möte med flera personer med fulla kalendrar? Vill du slippa mejlrundor med svarsrundor och nya mejl och tidsförslag? Du kanske brukar använda Doodle?
Enligt LiU:s nya IT-säkerhetspolicy är det INTE tillåtet att använda Doodle vid LiU.

“Vad ska jag använda då?” tänker kanske du…

Meet-o-matic

Ett bra alternativ kan vara Meet-o-matic som finns inom LiU. Det är enkelt att använda och kan användas oavsett om deltagarna finns vid LiU eller inte. Det enda som krävs är att den som lägger upp mötesbokningen har ett LiU-id.

Så här fungerar det:

Gå till Meet-o-matic och logga in med ditt LiU-id.

startsida Meet-o-matic

 

Välj ett bra namn på ditt möte.

Om tiderna som finns från början i kalendern du ser ovan inte passar kan du välja att anpassa dem genom att klicka på knappen “Customize” under punkt 2.

 

Anpassa kalendern

 

Här kan du välja egna tidsintervall och lägga till fler månader om du behöver. När du är klar, klicka “update calendar”. Klicka sen i de rutor som motsvarar de alternativ du vill ha. När du är klar klickar du på “Create the meeting”.

Nu skickar systemet ut två mejl till dig. Ett är för dig som administratör av mötesbokningen och det andra är till för att skicka vidare till dem du vill bjuda in. Du dirigeras också om till en webbsida där samma länkar finns.

 

Länkar till mötesbokningen

 

Svara på en mötesförfrågan i Meet-o-matic

Den som ska svara på din förfrågan får en länk av dig via e-post. När de följer länken kommer de till denna sida:

 

Svarssida för möte

 

Här ska personen fylla i sitt namn, klicka i de tider som passar, lämna ev kommentarer och en e-postadress (valfritt). När han/hon har tryckt på “submit” dyker svaret upp i systemet om du följer din administratörslänk till mötet.

 

sammanställning

 

Meet-o-matic visar dig hur dina deltagare har svarat och eventuella kommentarer de lämnat. Meet-o-matic visar dig också vilket alternativ som flest deltagare har markerat så du enkelt ser vilken tid som passar flest.

Hoppas detta kan hjälpa dig att boka in ditt nästa möte!

/Emma

0


 

Taggar:  -  - 


Boka en tid i Outlookkalender

Postad i kategorin: Outlook den 8 December, 2016

1 people like this post.

Jag använde länge en vanlig pappersalmanacka för att hålla koll på mina jobbmöten. Men sedan jag istället började använda kalendern i Outlook så tycker jag att den har många fördelar. Den är lätt att redigera och att överblicka. Plus att du kan nå den via din jobbtelefon eller vilken dator som helst som har internetanslutning. Titta gärna på videoklippet där jag visar hur man bokar en tid i outlookkalender, hur man kan färgkoda olika typer av möten och hur man lägger in en återkommande mötestid.

(Videons längd: 3:59. Klicka här eller på Vimeologgan nere i hörnet om du vill se den i större format >>)

Boka en tid i Outlookkalendern from Stina Hellberg on Vimeo.

/Stina

0


 

Taggar:  - 


Värt Att Veta – IT–tips för dig som jobbar på LiU

IT–tips för dig som jobbar på LiU
Vi som driver den här bloggen heter Stina Hellberg och Emma Busk Winquist. Vi vill med denna blogg dela med oss av tips och lathundar som kan göra din vardag på jobbet lite enklare och lite effektivare. Det kommer handla om olika funktioner i Officeprogrammen, Lisam-tips, fiffiga appar till din telefon… ja lite allt möjligt. Har du själv idéer eller önskemål på sånt du tycker vi borde ta upp? Tveka inte att lämna en kommentar så kollar vi upp det!

För supportfrågor om de program vi skriver om hänvisar vi till IT-avdelningen.

Emma (kommunikatör) & Stina (IT-pedagog)

Sök i bloggen

Sidor

Kategorier

Mest bloggat om

Excel Film Flipped classroom Föreläsa Föreläsning Grafisk profil Kalender Lisam Mac Officepaketet Outlook PowerPoint Teams Tips-Tisdag Videokonferens Word Zoom

Arkiv

Metadata



Detta är en personlig webbsida och information framförd här representerar inte Linköpings universitet. Se även Policy för www-publicering vid Linköpings universitet.

This is a personal www page. Opinions expressed here do not represent the official views of Linköpings universitet. Please refer to Linköpings universitets wwwpolicy.



Värt Att Veta – IT–tips för dig som jobbar på LiU drivs av WordPress